Helix Technisch Advies ondersteunt Gemeente Den Helder bij de herinrichting van haar afdeling vastgoed

De gemeente Den Helder heeft –onder begeleiding van Helix Technisch Advies- de grip op het onderhoud en het zicht op de (technische) prestaties van haar vastgoedportefeuille recentelijk verbeterd en is dit momenteel verder aan het optimaliseren.

Enige jaren geleden heeft de gemeente Den Helder een traject ingezet om te komen tot professionalisering van het vastgoedbeheer. In dit kader was het beheer en onderhoud van een groot deel van de vastgoedportefeuille uitbesteed aan een externe organisatie. Het beheer van de overige objecten (o.a. gebouwen voor eigen gebruik) werd door de gemeente zelf gedaan.

Het contract met de externe partij liep eind april 2016 af. Dit was voor de gemeente aanleiding om de werkwijze te evalueren.

“We hebben ervoor gekozen om het gehele vastgoedbezit (excl. verbonden partijen) weer zelf te beheren, omdat we concrete sturing aan onze vastgoedportefeuille willen kunnen geven. Hierbij wisten wij dat we de benodigde inhoudelijke kennis en ervaring op het gebied van onderhoudsmanagement niet in huis hadden. Hiervoor zijn we met Helix Technisch Advies in zee gegaan”, vertelt Dylan Donia, Teamleider Vastgoedontwikkeling bij de Gemeente Den Helder.

Op dat moment was er nog 4 maanden tijd om een basis neer te zetten voor de onderhoudsunit, zodat de medewerkers wisten wat ze vanaf eind april moesten doen.

Helix Technisch Advies is het project gestart met het inventariseren en overdragen van de informatie van de door de externe partij beheerde objecten. Vooral de gegevens met informatie over huurders, contractafspraken, looptijden van contracten en huurprijzen moesten snel op tafel komen. Vanaf 1 mei betalen alle gebruikers/huurders hun gebruiksvergoedingen en huurpenningen weer aan de gemeente.

Daarnaast heeft Helix Technisch Advies een inventarisatie gedaan van de objecten die de gemeente zelf beheerd. Doordat het beheer van de gemeentelijke gebouwen diffuus georganiseerd was, was het soms moeizaam om alle informatie boven water te krijgen. Inmiddels is de belangrijkste informatie voorhanden.

Ook is er geïnventariseerd welke onderhoudswerkzaamheden er voor 2016 uitgevoerd moesten worden en al of niet al gepland staan. Hierdoor is er wat werk verschoven doordat ze een andere prioriteit kregen.

In deze periode heeft Helix Technisch Advies tevens de onderhoudsunit anders ingericht. Hiertoe zijn de huurders op de hoogte gebracht, is er professionele onderhouds-software aangeschaft, is er een meldkamer buiten kantoortijden ingericht en is er door het management een extra medewerker onderhoud aangenomen.

Inmiddels heeft de Gemeente Den Helder al haar vastgoed weer volledig in eigen beheer. Momenteel zijn er 2 prioriteiten aldus dhr. Donia. “Het is nu heel belangrijk dat er een goede samenwerking komt tussen ‘vastgoed verhuur’ en ‘onderhoudsmanagement’. Om inzicht te hebben op de totale prestatie van onze vastgoedportefeuille moeten deze 2 in nauw contact met elkaar staan. Als voorbeeld een leegstaand pand. Wellicht dat hier volgens onderhoudsmanagement onderhoud moet plaatsvinden, maar als het pand leegstaat of afgestoten gaat worden kan er ook voor gekozen worden dit onderhoud op te schorten of te beperken. Zodoende kun je veel efficiënter met je middelen om gaan.”

Daarnaast is het voor dhr. Donia belangrijk dat de processen inzichtelijk worden gemaakt en beschreven, zodat zowel voor de eigen afdeling als andere afdelingen duidelijk is waar welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden liggen.

Gedurende 2016 blijft Helix Technisch Advies de Gemeente Den Helder ondersteunen om deze verdere professionaliseringsslag te maken, zodat er uiteindelijk een hoogwaardige, professioneel cluster beheer staat met zicht op wat er gebeurt.

“Al met al ben ik zeer tevreden over de samenwerking met de mensen van Helix Technisch Advies. In deze veelzijdige materie is zij een deskundige partij gebleken, die weet waar ze over praat. Er wordt hard gewerkt, maar ook de humor ontbreekt niet.” concludeert een tevreden Dylan Donia.

Referentie Gemeente Den Helder | Helix