Een unieke samenwerking tussen Zadkine en Helix voor het beheer en onderhoud van school- en kantoorgebouwen

Zadkine is met Helix in contact gekomen via Helix Academy, het trainingsbureau van Helix. Helix Academy heeft voor Zadkine een incompany leergang Technisch Gebouwmanagement verzorgd. De docenten die deze leergang gaven zijn technisch adviseurs van Helix en hebben diepgaande kennis op zowel theoretisch als praktisch vlak. In de training zijn cases uit de Zadkine organisatie behandeld, wat erg verhelderend en inzicht gevend werkte.

Tijdens deze leergang kwam de noodzaak vanuit Zadkine naar voren om voor haar panden het beheer en onderhoud van de gebouwgebonden installaties middels een openbare aanbesteding aan één partij te gunnen. Tot die tijd was het beheer onder gebracht bij twee aannemers, maar deze contracten liepen in 2016 af. Voor zowel de panden in eigendom als de gehuurde panden verricht Zadkine het onderhoud. Dit wordt verzorgd door een klein team van 5 beheerders, 1 projectondersteuner en 1 teamleider. Elke beheerder heeft zijn eigen panden. Zadkine koos om het inkooptraject op te zetten op basis van de NEN 2767 conditiemeting. De scope betrof de gebouwgebonden werktuigbouwkundige, elektrotechnische en transportinstallaties.

Harry Burggraaf, teamleider beheer en onderhoud van Zadkine, vertelt: “De bestaande onderhoudsplannen waren niet meer solide om hiermee het bestuur goed te kunnen adviseren. De docenten van Helix Academy hadden wij inmiddels leren kennen als zeer deskundige adviseurs. Daarom hebben we Helix dan ook ingeschakeld om de nulmetingen voor zowel het bouwkundige als het installatietechnische deel uit te werken. Het bouwkundig deel maakt geen onderdeel uit van de aanbesteding, maar wel van de nulmeting. Helix is gestart met het uitvoeren van 2 pilots voor een nulmeting conform de NEN 2767 voor alle gebouwgebonden installaties. Daar het team zeer enthousiast was over de werkwijze van Helix, is besloten direct van de situatie gebruik te maken en onze mensen mee te laten lopen tijdens de nul-inspecties. Hierdoor hebben zij ook praktijkervaring opgedaan.”

Na de pilots heeft Helix de nulmeting uitgevoerd voor de overige 15 gebouwen. Zowel tijdens de voorbereidingsfase als de inspecties zijn met Zadkine goede afspraken gemaakt, zodat er zo min mogelijk verstoring van de lessen en tijdsverlies ontstond.

Door deze conditiemetingen heeft Zadkine inzicht gekregen in de prioriteiten en risico’s van eventueel uitstel van directe herstelactiviteiten. De inspectieresultaten zijn afgestemd met de beheerders van Zadkine. Vervolgens heeft Helix een definitief meerjaren onderhoudsplan opgesteld.

Harry Burggraaf concludeert tevreden: “Helix wordt inmiddels in een breder kader ingezet. Zo ondersteunt Helix ons ook bij de aanbesteding voor E & W (Elektra en Werktuigbouwkunde) en gaat Helix tevens de kwaliteitsaudits tijdens de nieuwe contractperiode uitvoeren.”