Aanbestedingsbegeleiding

Groot onderhoud, renovatie en restauratie zijn complexe trajecten waarin veel partijen in verschillende fasen samenwerken. Helix ondersteunt u in alle fasen van het project van initiatieffase tot oplevering. Wij hebben voor elk type project de juiste specialisten met een bouwkundige, civieltechnische of installatietechnische achtergrond beschikbaar.

Onze adviseurs dragen zorg voor een heldere en frequente communicatie met de partijen in het project en hebben in alle fasen regelmatig overleg met u als opdrachtgever. Wij kunnen de voorbereiding van het project op ons nemen, de aanbestedingsstukken -waaronder de werkomschrijving of bestekken- opstellen, ondersteunen en adviseren bij de selectie van leveranciers en vervolgens toezicht houden op de uitvoering van het project.

Voorbereiding onderhoudsprojecten

Op basis van de omvang van het onderhoudsproject en uw wensen leggen wij de stappen in het proces vooraf vast. Hierbij worden afspraken gemaakt over de aanpak, het gewenste eindresultaat, besluitvorming, informatievoorziening, beschikbaar budget, tijdspad, teamspelers en mogelijke afbreukrisico’s.

Traditioneel of prestatiegericht inkopen?

In de afgelopen jaren heeft er veel ontwikkeling plaatsgevonden op het gebied van aanbesteden/inkopen. Wij komen in onze dagelijkse werkzaamheden diverse vormen van prestatiecontracten tegen. Voor onderhoudswerkzaamheden kan ervoor gekozen worden:

  • Traditioneel inkopen op basis van een werkomschrijving en onderhandse aanbesteding
  • In kopen op basis van prijs- en prestatieafspraken
  • Inkopen op basis van lange termijn samenwerking, waarbij u als opdraachtgever een partnerschap met uw leverancier aan gaat.

Samen met u bekijken we wat de beste manier van aanbesteden voor uw organisatie en project is.

Traditioneel inkopen

Bij het inkopen op basis van prestaties kan de opdrachtgever bepaalde risico’s die gepaard gaan met het onderhoud verschuiven naar de opdrachtnemer. Daarnaast wordt de kennis en ervaring van de opdrachtnemer betrokken bij de voorbereiding van het onderhoudsplan, waardoor er voordelen behaald worden voor zowel opdrachtnemer als opdrachtgever. Een groot voordeel is vooral de mogelijkheid om het proces te verbeteren en hierdoor (faal)kosten te reduceren.

Prijs- en prestatieafspraken voor onderhoudsactiviteiten

In deze samenwerkingsvorm worden prestatieafspraken voor een korte termijn gemaakt. De samenwerking duurt vaak maar een onderhoudsinterval, zijnde de periode tussen twee onderhoudsactiviteiten voor hetzelfde bouwdeel. Door deze korte termijn neemt de opdrachtnemer niet alle financiële risico’s. De bijdrage van de opdrachtnemer in de voorbereiding en het onderhoudsproces is beperkt. Hoewel de opdrachtnemer adviseert over de onderhoudsactiviteiten, bepaalt de opdrachtgever vaak vooraf de onderhoudscycli en onderhoudsintervallen. De opdrachtgever behoudt controle over het onderhoudsproces door werkoverleggen en toezicht op de onderhoudswerkzaamheden.

Lange termijn samenwerking

De overeenkomst wordt gesloten voor meerdere onderhoudsintervallen of de gehele exploitatieperiode van de woningen. In een lange termijn samenwerking fungeert de opdrachtnemer als adviseurs en verlengstuk van de opdrachtgever (co-maker). De opdrachtnemer word in een vroeg stadium geselecteerd, waardoor ze in staat is om bij te dragen aan de onderhoudsstrategie binnen de kaders die de opdrachtgever vaststelt met betrekking tot de gewenste kwaliteit, de prestatiecriteria, de levensduur en de financiële aspecten. De opdrachtnemer controleert zelf de degradatie van de bouwdelen en monitort het onderhoudsproces, met name de gebruikerstevredenheid en geleverde kwaliteit. De opdrachtgever controleert alleen het onderhoudsproces en onderneemt stappen bij eventuele problemen in het proces.

Offertes vergelijken

Wij stellen de aanbestedingsstukken op en zetten de aanbesteding uit bij mogelijke leveranciers. Vervolgens vergelijken wij de binnengekomen offertes met elkaar. Dit doen wij niet enkel op prijs, maar ook op kwaliteit. Soms blijken offertes niet compleet of gelijkwaardig te zijn. Wanneer alle aangeboden offertes compleet zijn, brengen wij hierover een advies uit aan u.

Omdat wij zelf regelmatig voor diverse opdrachtgevers meerjaren onderhoudsplannen opstellen, weten wij wat de marktconforme prijzen zijn voor herstel. Dit is een groot voordeel bij het selecteren van de leveranciers die het onderhoud gaan uitvoeren. Te hoge offerte bedragen kunnen natuurlijk eenvoudig uit worden geselecteerd, maar tevens is het van belang dat zogenaamde abnormaal lage aanbiedingen (ALA’s) worden herkend. Dit is om te voorkomen dat de kwaliteit van de geleverde diensten en werkzaamheden onvoldoende is.

Opstellen contractstukken

De contractstukken met de aannemer worden zodanig door ons opgesteld dat het risico op discussies achteraf over onvoldoende goed uitgevoerd onderhoud of garanties geminimaliseerd zijn.