Projectvoorbereiding en -begeleiding

Groot onderhoud, renovatie en restauratie zijn complexe trajecten waarin veel partijen in verschillende fasen samenwerken. Helix kan u ondersteunen in alle fasen van het project van de voorbereiding tot de oplevering. Wij hebben voor elk type project de juiste specialisten beschikbaar met een bouwkundige, civieltechnische of installatietechnische achtergrond.

Onze adviseurs dragen zorg voor een goede communicatie met de partijen in het project en hebben in alle fasen regelmatig overleg met u als opdrachtgever. Wij kunnen de voorbereiding van het project op ons nemen, de aanbestedingsstukken -waaronder de werkomschrijvingen of bestekken- opstellen, ondersteunen en adviseren bij de selectie van leveranciers en vervolgens toezicht houden op de uitvoering van het project.

Fase 1: Voorbereiding onderhoudsprojecten

Op basis van de omvang van het onderhoudsproject en uw wensen leggen wij de stappen in het proces vooraf vast. Hierbij worden afspraken gemaakt over de aanpak, het gewenste eindresultaat, besluitvorming, informatievoorziening, beschikbaar wij kunnenget, tijdspad, teamspelers en mogelijke afbreukrisico’s.

Echter, de ervaring heeft ons inmiddels geleerd dat een project zich niet altijd volgens een vooraf gedefinieerd proces laat sturen. Als vertrekpunt is dit prima. Wij dragen zorg voor goede communicatie met de partijen in het project en hebben in alle fasen regelmatig overleg met u als opdrachtgever.

Fase 2: Aanbestedingsbegeleiding


Traditioneel of prestatiegericht inkopen?

In de afgelopen jaren heeft er veel ontwikkeling plaatsgevonden op het gebied van aanbesteden/inkopen. Wij komen in onze dagelijkse werkzaamheden diverse vormen van prestatiecontracten tegen. Voor onderhoudswerkzaamheden kan gekozen worden voor:

  • Traditioneel inkopen op basis van een werkomschrijving en onderhandse aanbesteding
  • Inkopen op basis van prijs- en prestatieafspraken
  • Inkopen op basis van lange termijn samenwerking, waarbij u als opdrachtgever een partnerschap met uw leverancier aan gaat.

Samen met u bekijken we wat voor uw situatie de beste manier van aanbesteden is.

Offertes vergelijken

Wij stellen de aanbestedingsstukken op en zetten de aanbesteding uit bij mogelijke leveranciers. Vervolgens vergelijken wij de binnengekomen offertes met elkaar. Dit doen wij niet enkel op prijs, maar ook op kwaliteit. Soms blijken offertes niet compleet of gelijkwaardig te zijn. Wanneer alle aangeboden offertes compleet zijn, brengen wij hierover een advies uit aan u.

Omdat wij zelf regelmatig voor diverse opdrachtgevers meerjaren onderhoudsplannen opstellen, weten wij wat de marktconforme prijzen zijn voor herstel. Dit is een groot voordeel bij het selecteren van de leveranciers die het onderhoud gaan uitvoeren. Te hoge offerte bedragen kunnen natuurlijk eenvoudig uit worden geselecteerd, maar tevens is het van belang dat zogenaamde abnormaal lage aanbiedingen (ALA’s) worden herkend. Dit is om te voorkomen dat de kwaliteit van de geleverde diensten en werkzaamheden onvoldoende is.

Opstellen contractstukken

De contractstukken met de aannemer worden zodanig door ons opgesteld dat het risico op discussies achteraf over onvoldoende goed uitgevoerd onderhoud of garanties geminimaliseerd zijn.

Fase 3: Onderhoudsbegeleiding


Toezicht houden

Wanneer het project van start gaat is onze adviseur het eerste aanspreekpunt voor de leveranciers. De adviseur is regelmatig op locatie aanwezig om de voortgang en kwaliteit te controleren. Doordat onze adviseurs ook de taal van de aannemerij spreken vormen wij de ideale schakel tussen u en de leverancier. Dit is onontbeerlijk bij het maken van afspraken, communicatie naar gebruikers (bewoners, huurders, eigen medewerkers) en communicatie over de planning. Gedurende het project bewaakt de adviseur de voortang en brengt hij u tijdig op de hoogte indien er afwijkingen ontstaan.

Uiteraard houdt de adviseur ook toezicht of er veilig gewerkt wordt. Voor Helix staat het belang van veiligheid voorop en daarom hebben wij de certificeringsprocedure voor een VCA** certificering doorlopen. Wij nemen het VCA** beleid ook mee bij de uitvoering van onze werkzaamheden bij onze opdrachtgevers.

Meerwerk

Wij zien erop toe dat de leveranciers niet zonder meer meerwerk kunnen uitvoeren. Wij zorgen dat meerwerk vooraf besproken wordt en enkel met toestemming vooraf wordt uitgevoerd, indien dit noodzakelijk blijkt.

Oplevering

Wanneer het project is afgerond begeleiden wij de oplevering. Wij voeren de vooroplevering uit en houden bij welke gebreken er zijn en welke herstelwerkzaamheden zijn afgesproken. Vervolgens beoordelen wij tijdens de eindoplevering of alle opleverpunten daadwerkelijk correct zijn opgelost.

De voordelen van begeleiding uitvoering van onderhoud

Helix helpt u graag grip te krijgen op uw onderhoudskosten door het onderhoud van uw vastgoed “slimmer en slanker” aan te pakken. Door het clusteren van diverse onderhoudswerkzaamheden, kunt u hier een duidelijke financiële besparing realiseren. Helix helpt u graag bij de voorbereiding en begeleiding van deze werkzaamheden en houdt toezicht op de voortgang en kwaliteit van de geplande werkzaamheden. Het inschakelen van Helix voor projectvoorbereiding en –begeleiding van de onderhoudswerkzaamheden, biedt u daarom de enkele belangrijke voordelen:

  • De begeleiding van onderhoudswerkzaamheden vergt naast technische kennis, organisatie- en communicatievaardigheden. Onze adviseurs zijn gewend te werken in projectteams die zich bezighouden met de voorbereiding, uitvoering en nazorg van projecten in en om bestaande gebouwen.
  • Wij werken met professionele onderhoudssoftware, waardoor wij een compleet inzicht hebben in de gehanteerde marktconforme prijzen voor onderhoudswerkzaamheden, variërende van reparatie en herstel tot renovatie of vervanging. Dit biedt u een groot voordeel bij het selecteren van de uitvoerende partij (aannemer).
  • De contractstukken met de aannemer worden zodanig opgesteld dat het risico op discussies achteraf over onvoldoende goed uitgevoerd onderhoud of garanties geminimaliseerd zijn.
  • Doordat Helix ook de taal van de aannemerij spreekt vormen wij de ideale schakel tussen aannemer en opdrachtgever. Dit is onontbeerlijk bij het maken van afspraken, rechten en plichten van bewoners en communicatie omtrent de planning en de uit te voeren werkzaamheden.

Maak kennis met één van onze Adviseurs Onderhoudsbegeleiding

Rick Vincenten is zijn carrière begonnen als timmerman in de renovatie, restauratie en onderhoud. Door het volgen van diverse opleidingen heeft hij zichzelf opgewerkt tot planmatig opzichter bij een woningcorporatie. Vervolgens heeft Rick ervaring opgedaan als werkvoorbereider, uitvoerder en projectleider bij aannemers en bouwbedrijven. De laatste jaren heeft Rick gewerkt als uitvoerder bij een onderhoudsbedrijf, waar hij verantwoordelijk was voor al het dagelijks- en mutatieonderhoud aan woningen voor een woningcorporatie.

Rick is bij een zeer ervaren adviseur die uw onderhoudsprojecten kan begeleiden. Hij heeft aan beide kanten van de tafel gezeten en kent daarom bij uitstek de taal van zowel de leverancier als de opdrachtgever.