Stedin staat midden in de energietransitie. Dat betekent niet alleen investeren in het energienet, maar ook zorgen dat de gebouwen die de organisatie daarvoor nodig heeft, goed worden beheerd. Want voor de mensen die aan deze opgave werken is het vooral gewoon hun werk. En dat werk vraagt gebouwen die technisch op orde zijn, goed worden onderhouden en meegroeien met een organisatie die snel verandert.

Bas de Haas is Regievoerder Hard Services bij Stedin en houdt zich dagelijks bezig met precies dat vraagstuk. “Onze doelstelling is een 100% functionele werkomgeving,” zegt hij. “Zo min mogelijk storingen, gebouwen die fijn werken voor de mensen die er elke dag zijn.”

Dertig locaties, één overzicht
Stedin beheert dertig locaties: kantoren, distributiecentra en opleidingslocaties verspreid door het land. Bas en zijn collega’s fungeren als regisseur: ze vertalen de vraag vanuit de organisatie naar de juiste leveranciers en oplossingen. “Ik breng eigenlijk de vraag en de leveranciers bij elkaar,” zegt hij. “Daarvoor moet je overzicht hebben en weten waar je prioriteiten liggen.”

Dat overzicht was het startpunt van de samenwerking met Helix. Stedin bereidde zich voor op een nieuwe aanbesteding voor onderhoud en om die aanbesteding goed neer te zetten, moest er eerst een solide basis komen. Want hoe formuleer je duidelijke eisen aan onderhoudspartijen als je niet precies weet wat je hebt? Welke installaties hangen er in welk gebouw? Wat is de staat van de klimaatinstallaties, de verlichting, de gevels? En welke locaties vragen de komende jaren het meest aandacht?

Helix werd ingeschakeld om die vragen te beantwoorden. Door alle locaties te inspecteren en de data gestructureerd inzichtelijk te maken, ontstaat er een compleet beeld van het vastgoed. “Helix helpt ons om te zien wat we allemaal op onze locaties hebben en wat de staat daarvan is,” vertelt Bas. “Dat is belangrijke input voor de keuzes die we moeten maken.” Met die informatie op tafel kunnen onderhoudspartijen in de aanbesteding precies zien waar ze aan toe zijn en kan Stedin straks appels met appels vergelijken.

Van data naar beslissing
Om het overzicht te bewaren, ontwikkelde Helix een dashboard dat de onderhoudsconditie van alle locaties in één visueel beeld weergeeft. Maar het stopt niet bij een momentopname. Het dashboard laat ook scenario’s zien: wat betekent het als onderhoud eerder of later wordt uitgevoerd? En welke financiële impact hebben die keuzes?

“Het dashboard helpt om in één oogopslag te zien hoe onze gebouwen ervoor staan én welke financiële impact verschillende scenario’s hebben,” zegt Bas. “Daardoor kun je sneller bepalen welke stappen logisch zijn.”

Meer dan gevraagd
Wat Bas bijzonder waardeert, is dat Helix niet afwacht tot er een vraag komt. Tijdens een verduurzamingsinspectie wees Helix Stedin bijvoorbeeld op de WEII-score, een indicator voor de energie-intensiteit van gebouwen. De verwachting is dat de normen richting 2050 strenger worden. “Helix gaf aan dat het verstandig kan zijn om daar nu al naar te kijken,” vertelt Bas. “Dat soort advies helpt ons om beter vooruit te denken.”

Ook op het gebied van databeheer dacht Helix proactief mee: door alle gebouwdata centraal op te slaan in één systeem, houdt Stedin zelf de regie over de informatie. “Dan kun je er ook echt mee sturen,” zegt Bas.

Dit soort gevraagd én ongevraagd meedenken typeert de samenwerking. Bas heeft elke twee weken contact met het Helix-team om de voortgang te bespreken. De aanpak is informeel en laagdrempelig. “We werken echt samen. Het einddoel is duidelijk, maar onderweg bepalen we vaak gezamenlijk wat de beste aanpak is.”

Klaar voor de toekomst
De samenwerking richt zich ook op wat er nog komt. Op de locatie in Utrecht werkt Stedin aan de plaatsing van een grootschalig batterijsysteem, een zogenoemd BESS-systeem. Helix denkt mee over de technische en organisatorische kant van dit soort projecten.

Voor Bas is het prettig om daarbij een partner te hebben die zowel technische kennis als brede advieservaring meebrengt. “Helix kijkt mee vanuit verschillende invalshoeken,” zegt hij. “Dat helpt ons om keuzes te maken die niet alleen nu werken, maar ook in de toekomst.”

Helix Advies heeft Gemeente Delft begeleid bij de prestatiegerichte aanbesteding voor het beheer en onderhoud van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. We spreken met senior adviseur Johan Smit over hoe hij en collega’s te werk zijn gegaan.

Zoals bij veel gemeenten is het beheer en onderhoud van een grote vastgoedportefeuille complex. Je wilt als gemeente meer grip krijgen op kwaliteit, kosten en samenwerking met diverse onderhoudspartners. Om deze samenwerking tot stand te brengen werd de hulp van Helix ingeschakeld om het aanbestedingstraject te begeleiden. Het ging hierbij om het beheer en onderhoud voor de werktuigbouwkundig en elektrotechnische installaties en ook het bouwkundig onderhoud. De werkzaamheden aan de 110 vastgoedobjecten, variërend van musea, gymzalen, gezondheidscentra, wijkgebouwen tot diverse specials, bestaat naast onderhoud ook uit diverse beheertaken en advies.

Johan Smit vertelt: “Met onze expertise in vastgoed, inkoop en aanbestedingsstrategie hebben we de Gemeente Delft geholpen om tot een inkoopstrategie, contractvorm en scope van werkzaamheden te komen die passen bij hun beheerorganisatie. De keuzes die daarbij zijn gemaakt zijn gericht op ondernemend en prestatiegericht samenwerken rekening houdend met toekomstige ontwikkelingen en veranderingen.”

Hij vervolgt: “Onze adviseurs hebben de gemeente ondersteund bij het specificeren van de opgave en vraag en het formuleren van duidelijke prestatie-eisen in een programma van eisen met bijlagen. Daarnaast hebben we ook advies en ondersteuning geboden in het inkooptraject. Door onze ervaring en kennis van vergelijkbare adviesopdrachten konden we concreet richting geven, knelpunten vroegtijdig signaleren en inhoudelijke keuzes onderbouwen.”

De bijdrage van Helix in deze opdracht:

• Inhoudelijke en strategische begeleiding vanuit ruime aanbestedingservaring.
• Vertaling van complexe vastgoed- en onderhoudsvraagstukken naar heldere inkoopkeuzes voor de Europese Niet Openbare Aanbestedingsprocedure in twee Percelen.
• Schrijven en structureren van Selectie- en Gunningsdocumenten volgens gemeentelijke standaarden.
• Opstellen van twee volledig en consistente Programma’s van Eisen met specifieke bijlagen zoals ook een uitgebreid Inschrijfblad.
• Ondersteuning bij de Selectie- en Gunningsprocedure voor gunning op Prijs en Kwaliteit (EMVI).
Dit alles inclusief procesbegeleiding met oog voor planning, risico’s, besluitvorming en interne afstemming.

Resultaat

Dankzij de inhoudelijke expertise en projectleiding van Helix heeft de gemeente Delft een zorgvuldig onderbouwde aanbestedingsprocedure doorlopen. Dit heeft geleid tot passende contractpartners én een stevig fundament voor de toekomst. Een fundament voor een efficiënte samenwerking in het beheer en onderhoud van gemeentelijk vastgoed.

COA beheert opvanglocaties voor asielzoekers door heel Nederland. Het COA is verantwoordelijk voor plaatsing en opvang van asielzoekers in opvanglocaties verspreid over heel Nederland, totdat over een asielaanvraag is beslist. Het aantal opvanglocaties verandert voortdurend: het bezit van het COA is namelijk afhankelijk van het aantal asielzoekers.

Om het vastgoedbeheer per locatie inzichtelijk te krijgen is het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers
(COA) op zoek gegaan naar een partner op het gebied van de RVB BOEI methodiek. Via een Europees aanbestedingstraject is Helix Advies geselecteerd als inspectiepartij en is er een meerjarige raamovereenkomst afgesloten voor het uitvoeren van RVB BOEI-nulmetingen, RVB BOEI-vervolginspecties en QuickScans. De opdracht omvat 20 locaties door heel Nederland met ca. 250 zeer gevarieerde objecten waaronder stacaravans, Rijksmonumenten, oude militaire kazernes, gevangenissen en bungalowparken.

RVB – BOEI
Vanaf 2015 wordt de RVB BOEI methodiek gehanteerd om de beheertaken en onderhoudsingrepen in kaart te brengen. Dit betekent dat per locatie eerst een nulmeting wordt uitgevoerd en vervolgens eens in de vijf jaar een RVB BOEI-vervolginspectie. Bovenop de RVB BOEI handboeken is door COA extra diepgang aangebracht in de elementenlijst, wat het detailniveau van de inspectie verhoogt.
Daaruit wordt de onderhoudsconditie gemonitord en is de door COA gewenste data beschikbaar. Op deze manier worden onderhoudsactiviteiten geprioriteerd, budgetten bepaald en de vereiste keuringen netjes uitgevoerd zodat er voldaan wordt aan wet- en regelgeving.

Helix Advies voert voor het COA (her)inspecties volgens de RVB BOEI methodiek uit voor alle
disciplines: Bouwkunde, Elektrotechniek, Werktuigbouwkunde en Transport

NTA 8800
Tevens adviseert Helix Advies het COA met betrekking tot het opstellen van een verduurzamingsadvies conform NTA-8800. De opdracht betreft een pilot voor het volledig energie neutraal krijgen van één locatie. In de eerste fase wordt de huidige status geïnventariseerd door het verzamelen van alle gegevens en het uitvoeren van inspecties aan bouwdelen en gebouw- gebonden installaties. Met behulp van de verzamelde gegevens en vastgestelde uitgangspunten kan bepaald worden welke maatregelen noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. Hierbij wordt ook gekeken naar de praktische uitvoerbaarheid en investeringskosten in relatie tot de afname/toename van de huidige exploitatiekosten. Het resultaat wordt verwerkt in een rapport met bevindingen, advies en maatregelen op basis van de NTA 8800, de bepalingsmethode voor energielabels van een gebouw.

Projectleider Jan-Willem over het project COA
Jan-Willem van Welzen is vanuit Helix Advies aangesteld als projectleider voor alle werkzaamheden die voor COA uitgevoerd worden binnen de raamovereenkomst. Jan-Willem vertelt: ‘In mijn rol als projectleider ben ik verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van de werkzaamheden. Dit omvat zaken als de aansturing van het projectteam, communicatie met opdrachtgever, het plannen van de werkzaamheden, het doorvoeren van efficiëntieverbeteringen in het werkproces en in de software. Daarnaast draag ik zorg dat de kwaliteit geborgd blijft‘.’ Eén van de uitdagingen waar COA mee te maken heeft is de continue verandering in het aantal asielzoekers wat opvang nodig heeft. De opvanglocaties hebben daardoor vaak een tijdelijk karakter, denk aan stacaravans en semi-permanente bouw. Jan-Willem vertelt: ‘Recent hebben we een RVB BOEI nulmeting gedaan van een locatie waar dit anders is aangepakt: daar zijn woningen gebouwd als permanente bouw en verzamelgebouwen als tijdelijke bouw.’ In dit geval wordt de locatie –wanneer er verminderde instroom is- afgestoten en kan de tijdelijke bouw afgebroken worden en worden de woningen hergebruikt als eengezinswoning. Een duurzame oplossing waarbij goed ingespeeld is op de dynamiek bij COA!

Het GVB heeft Helix Advies de opdracht gekregen om een bouwkundige en installatietechnische inventarisatie en inspectie conform de NEN2767 methodiek uit te voeren. Het gaat om een opname voor alle disciplines, waaronder bouwkunde, waarbij het exterieur, interieur, constructieve delen en de afwerkingen worden opgenomen.

NEN 2767 conditiemeting
Helix Advies is als partner uitgekozen voor het uitvoeren van specialistische onderzoeken naar brandveiligheid, duurzaamheid, chroom-6. Tevens het uitvoeren van gebouwinspecties conform NEN 2767 conditiemeting voor diverse disciplines zoals bouwkunde, elektrotechniek, werktuigbouwkunde en liften.

Meerjarenonderhoudsplannen
Daarnaast heeft Helix Advies meerdere meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) en uitvoeringsjaarplannen opgesteld en contract geïmplementeerd op basis van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB).

Projectleider Jan-Willem over het project GVB
GVB ziet Helix Advies steeds meer als een verlengstuk van de eigen organisatie, waarbij Helix Advies verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de inspecties, het opstellen van de MJOP’s en het adviseren over de instandhouding van de vastgoedportefeuille.

Woningcorporatie Woonwaard wil het huidige kwaliteitsniveau van hun woningen in kaart brengen en daarbinnen te gaan sturen om het bezit naar een hoger kwaliteitsniveau te brengen. Helix Advies heeft de opdracht gekregen om de gehele vastgoedportefeuille van Woonwaard te inspecteren conform NEN 2767 conditiemeting. Het gaat om zo ’n 260 complexen in de regio Alkmaar, Heerhugowaard en Langedijk waaronder woningcomplexen, eengezinswoningen, portiek/etagewoningen en flats.

Een hoger kwaliteitsniveau in relatie met huurtevredenheid
In 2015 heeft Helix Advies RVB BOEI- inspecties uitgevoerd dat geresulteerd heeft in een nieuwe opdracht, het inventariseren en inspecteren van de gehele vastgoedportefeuille conform NEN 2767- conditiemeting. In de conditiemeting worden de clusters geïnventariseerd, waarna deze geïnspecteerd worden. Dit gebeurt afzonderlijk van elkaar door verschillende inspecteurs om het kwaliteitsniveau te behouden. Woonwaard wil op termijn het bezit naar een hoger kwaliteitsniveau brengen en bewustere keuzes maken ten opzichte van het onderhoud en verduurzaming. Uiteindelijk moet dit resulteren in woongenot en tevredenheid bij de huurders.

Opgave voor Woonwaard de komende jaren zichtbaar
Helix Advies heeft op basis van de NEN 2767- conditiemeting een overzicht opgesteld met de bevindingen en gebreken van bouwdelen. Door het overzichtelijk inrichten van de rapportage in de meerjarenonderhoudsbegroting wordt de opgave voor Woonwaard de komende jaren zichtbaar.

Over Woonwaard
Woningcorporatie Woonwaard verhuurt 14.500 woningen in de gemeenten Alkmaar, Heerhugowaard en Langedijk. Woonwaard staat voor: “betaalbaar wonen, in een huis dat bij je past, in een buurt die je bevalt, nu en in de toekomst”.

Het Hiëronymushuis of Huize Sint Hiëronymus is een rijksmonument in de binnenstad van Utrecht. De opdrachtgever is het bestuur van de VvE Hiëronymushuis. Het bestuur bestaat uit bewoners van het appartementencomplex. Helix Advies adviseert en begeleid voor de VvE de bouwtechnische werkzaamheden van het complex.

Een rijksmonument
Het Hiëronymushuis is een rijksmonument die in 1874 gebouwd is en ontworpen is door de architect Alfred Tepe in een neogotische stijl. Het gebouw is ontworpen als weeshuis waaraan een kerkgebouw is vastgemaakt. Later is het gebouw gebruikt als bejaardentehuis. In 2007 is het gebouw getransformeerd als appartementencomplex. In het hoofdhuis (weeshuis en kerk) bevinden 23 appartementen en in de dienstwoning in de tuin zijn 2 appartementen gemaakt. In de tuin van het complex is een ondergrondse vol-automatische parkeergarage aangebracht. Door middel van een computersysteem worden de auto’s op hun plek gebracht en opgehaald.

Projectbegeleiding en adviseren
De bouwtechnische begeleiding wordt sinds 2020 door Helix Technisch Advies uitgevoerd. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Projectbegeleiding voor uitvoering van buitenschilderwerk
Adviseren en begeleiden van offerte aanvraag en uitvoering van brandveiligheidsaspecten.
Uitvoeren bouwtechnische inspectie en opstellen van MJOP.
Projectbegeleiding van diverse kleine bouwtechnische werkzaamheden, zoals plaatsing AED, stucwerk herstel kelder en kademuurherstel.

Een bijzondere locatie
De werkzaamheden die Helix Advies uitvoert voor VvE Hiëronymushuis zijn in principe niet bijzonder, maar de locatie wel. De extra aandacht voor het behoud van de monumentale waarde en de samenwerking met de bewoners maakt dit een bijzonder project.

Projectleider Judith Vermeulen over het project
Het project is uitdagend omdat alle aspecten van gebouw onderhoud aan bod kunnen komen. Van planmatig onderhoud van het schilderwerk of het adviseren in brandveiligheid tot het aansturen van de schoonmaakactiviteiten en het vervangen van de nummerborden. Van grote tot kleine projecten zijn wij er om de VvE te ontzorgen, te ondersteunen en te adviseren.

Wij werken samen met de verschillende begeleidingscommissies binnen de VvE. Hierdoor heb je te maken met veel bewoners uit het gebouw. Maar juist deze menselijke aanpak en de wijze van communicatie maakt dit werk zo boeiend.