“Het onderhouden van bezit doe je met een lange termijnvisie, daarvoor heb je een betrouwbare partner nodig.” Met deze woorden vat Annie Selles van Thius samen waarom deze woningcorporatie voor een strategische samenwerking met Helix heeft gekozen.

Thius beheert 480 complexen in de gemeenten, Buren, Neder-Betuwe en Tiel en kent Helix al jaren als die betrouwbare partner. Wat begon als incidentele ondersteuning, groeide uit tot een structurele samenwerking. Annie is werkzaam als Adviseur Informatievoorziening en Kwaliteitsborging bij Thius en onder andere verantwoordelijk voor het onderhoud van het woningbezit.

De uitdaging van een fusiecorporatie
“Thius is vijf jaar geleden ontstaan als een fusie van twee woningcorporaties. Bij de ene organisatie werd het bezit elke drie jaar geïnspecteerd, terwijl bij de andere organisatie geen structurele inspecties NEN 2767 werden gedaan. Er moest dus een grote inhaalslag gemaakt worden,” vertelt Annie.

Aanvankelijk wilde Thius de inspectiewerkzaamheden zelf oppakken. Zeven medewerkers, voornamelijk opzichters, volgden een opleiding om naast hun reguliere werk ook inspecties uit te voeren. Al snel werd duidelijk dat dit niet de ideale oplossing was. “Je mist continuïteit omdat iedereen het naast zijn eigen werk moet doen,” erkent Annie.

“Als de druk opliep, maakte ik regelmatig gebruik van de expertise van Helix. Ik ken hen vanuit de tijd dat ik via Helix opgeleid ben in het maken van een Meerjarenonderhoudsplan. Maar we wilden meer dan incidentele hulp. We waren op zoek naar continuïteit. We wilden een partij voor de lange termijn zodat we structureel ontzorgd worden en mensen ons woningbezit ook leerden kennen.” Met deze duidelijke behoefte was de keuze voor Helix logisch: “Het is heel prettig als deskundigen meekijken. Experts die kennis van zaken hebben en waar je mee kunt sparren. En daardoor hebben wij intern op dit gebied nooit capaciteitsproblemen.” Helix nam de volledige portefeuille over, alle onderhoudscomplexen worden nu geïnspecteerd volgens een driejaarlijkse cyclus.

Persoonlijk contact: van tent naar taart
Wat Thius bijzonder waardeert, is hoe naadloos Helix aansluit op hun processen. Jan-Willem van Welzen, directeur inspectiediensten bij Helix licht toe: “Wij willen geen rapporten maken die ergens in een lade verdwijnen. We werken dus meteen in het systeem van Thius. Deze directe koppeling zorgt ervoor dat de inspectiegegevens meteen beschikbaar zijn voor de verschillende afdelingen binnen Thius. Van Annie’s beleidsadviezen tot de praktische planning van de opzichters, zo werkt iedereen met dezelfde, actuele informatie.”

Ondanks deze goede start waren er ook uitdagingen. Je moet met elkaar leren werken, elkaar begrijpen. Annie deelt een leuke anekdote: “In mijn overzicht, volgens het scrumprincipe, gebruikte ik als symboliek een tentje. De tent stond symbool voor wanneer ik zat te wachten op informatie en niet verder kon. Gelukkig heb ik inmiddels geen tentjes meer nodig in mijn overzicht. Dus voorafgaand aan onze laatste evaluatie zei Helix’ projectleider Eric: Gaan we dan nu van tent naar taart? Dus dat hebben we gedaan, een uitgebreide evaluatie mét taart!”

Annie vertelt verder hoe ze waardeert dat Helix investeert in persoonlijke relaties. “Het gaat om contact met mensen, het gaat om relaties die je opbouwt en langdurig opbouwt,” benadrukt ze. “Ik leid Helix inspecteurs graag rond bij Thius. En dan krijg ik ook terug dat dat wordt gewaardeerd door zowel de inspecteur als onze mensen bij Thius. Zo weet je bijvoorbeeld als inspecteur wie er bij ons vervolgens met de gegevens aan het werk gaat. Door persoonlijk contact houd je iedereen betrokken en gemotiveerd.”

Mensenwerk
Deze persoonlijke aanpak levert concrete resultaten op. Annie geeft de samenwerking hoge rapportcijfers: een 8 voor het projectresultaat (“want er moet altijd iets beter kunnen”), en een 9 voor communicatie. Maar belangrijker nog: “Veel vertrouwen en een goede samenwerking, je weet gewoon wat je aan elkaar hebt.”

“Het is mensenwerk. Je gaat een verbinding aan met elkaar,” vat Annie de essentie van de samenwerking samen. Voor haar is duidelijk wat de toekomst moet brengen: “We vinden een lange termijnrelatie belangrijk, want je ziet dat het samenwerken echt steeds makkelijker gaat. Daarom hebben we ook gekozen voor een contract voor drie jaar. Daarna moeten we het opnieuw gaan bekijken, en ik ben niet de enige die erover gaat. Maar als ik voor mezelf mag spreken, zou ik zeggen doe maar weer drie jaar,” zegt ze met een kleine knipoog.

COA beheert opvanglocaties voor asielzoekers door heel Nederland. Het COA is verantwoordelijk voor plaatsing en opvang van asielzoekers in opvanglocaties verspreid over heel Nederland, totdat over een asielaanvraag is beslist. Het aantal opvanglocaties verandert voortdurend: het bezit van het COA is namelijk afhankelijk van het aantal asielzoekers.

Om het vastgoedbeheer per locatie inzichtelijk te krijgen is het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers
(COA) op zoek gegaan naar een partner op het gebied van de RVB BOEI methodiek. Via een Europees aanbestedingstraject is Helix Advies geselecteerd als inspectiepartij en is er een meerjarige raamovereenkomst afgesloten voor het uitvoeren van RVB BOEI-nulmetingen, RVB BOEI-vervolginspecties en QuickScans. De opdracht omvat 20 locaties door heel Nederland met ca. 250 zeer gevarieerde objecten waaronder stacaravans, Rijksmonumenten, oude militaire kazernes, gevangenissen en bungalowparken.

RVB – BOEI
Vanaf 2015 wordt de RVB BOEI methodiek gehanteerd om de beheertaken en onderhoudsingrepen in kaart te brengen. Dit betekent dat per locatie eerst een nulmeting wordt uitgevoerd en vervolgens eens in de vijf jaar een RVB BOEI-vervolginspectie. Bovenop de RVB BOEI handboeken is door COA extra diepgang aangebracht in de elementenlijst, wat het detailniveau van de inspectie verhoogt.
Daaruit wordt de onderhoudsconditie gemonitord en is de door COA gewenste data beschikbaar. Op deze manier worden onderhoudsactiviteiten geprioriteerd, budgetten bepaald en de vereiste keuringen netjes uitgevoerd zodat er voldaan wordt aan wet- en regelgeving.

Helix Advies voert voor het COA (her)inspecties volgens de RVB BOEI methodiek uit voor alle
disciplines: Bouwkunde, Elektrotechniek, Werktuigbouwkunde en Transport

NTA 8800
Tevens adviseert Helix Advies het COA met betrekking tot het opstellen van een verduurzamingsadvies conform NTA-8800. De opdracht betreft een pilot voor het volledig energie neutraal krijgen van één locatie. In de eerste fase wordt de huidige status geïnventariseerd door het verzamelen van alle gegevens en het uitvoeren van inspecties aan bouwdelen en gebouw- gebonden installaties. Met behulp van de verzamelde gegevens en vastgestelde uitgangspunten kan bepaald worden welke maatregelen noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. Hierbij wordt ook gekeken naar de praktische uitvoerbaarheid en investeringskosten in relatie tot de afname/toename van de huidige exploitatiekosten. Het resultaat wordt verwerkt in een rapport met bevindingen, advies en maatregelen op basis van de NTA 8800, de bepalingsmethode voor energielabels van een gebouw.

Projectleider Jan-Willem over het project COA
Jan-Willem van Welzen is vanuit Helix Advies aangesteld als projectleider voor alle werkzaamheden die voor COA uitgevoerd worden binnen de raamovereenkomst. Jan-Willem vertelt: ‘In mijn rol als projectleider ben ik verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van de werkzaamheden. Dit omvat zaken als de aansturing van het projectteam, communicatie met opdrachtgever, het plannen van de werkzaamheden, het doorvoeren van efficiëntieverbeteringen in het werkproces en in de software. Daarnaast draag ik zorg dat de kwaliteit geborgd blijft‘.’ Eén van de uitdagingen waar COA mee te maken heeft is de continue verandering in het aantal asielzoekers wat opvang nodig heeft. De opvanglocaties hebben daardoor vaak een tijdelijk karakter, denk aan stacaravans en semi-permanente bouw. Jan-Willem vertelt: ‘Recent hebben we een RVB BOEI nulmeting gedaan van een locatie waar dit anders is aangepakt: daar zijn woningen gebouwd als permanente bouw en verzamelgebouwen als tijdelijke bouw.’ In dit geval wordt de locatie –wanneer er verminderde instroom is- afgestoten en kan de tijdelijke bouw afgebroken worden en worden de woningen hergebruikt als eengezinswoning. Een duurzame oplossing waarbij goed ingespeeld is op de dynamiek bij COA!

Rotterdamse Electrische Tram (RET) is de belangrijkste openbaar vervoersmaatschappij in Rotterdam. RET exploiteert momenteel vele bus- en tramlijnen en vijf metro- / lightraillijnen in Rotterdam en de omliggende gemeenten.

RET heeft behoefte aan inzicht in de conditie en onderhoudskosten van een deel van haar vastgoedbezit. Aanleiding hiervoor is het vraagstuk binnen RET betreffende het uitvoeren van verduurzamingsmaatregelen. In het kader van de verduurzamingsmaatregelen dienen er RVB BOEI inspecties uitgevoerd te worden. De resultaten naar aanleiding van de uitgevoerde inspecties worden vertaald naar meerjarenonderhoudsplannen.

Helix Advies werkt al enige tijd samen met RET aan diverse inspectieprojecten. Zo worden sinds 2018 de inspecties door Helix Advies verzorgd voor de helft van de metrostations. De inspecties van metrostations zijn onderdeel van de lopende raamovereenkomst (3 jaar).

RET heeft vanuit lopende inspectiewerkzaamheden die horen bij de raamovereenkomst Helix Advies gevraagd een inspectie uit te voeren aan twee panden met als hoofddoel inzicht te krijgen in de opbouw en conditie. Hiermee sorteert RET voor om uiteindelijk invulling te kunnen geven aan het verduurzamingsvraagstuk. De gebouwen bevinden zich in Rotterdam. Eén met bouwjaar 1942 en bevindt zich in de Waalhaven en het andere pand is gesitueerd in Kralingen op de Oostzeedijk en stamt uit 1994.

RVB BOEI
Helix Advies heeft een nulmeting uitgevoerd conform de RVB BOEI methodiek. Hierbij is het beoordelen van het onderdeel brand een uitzondering. De resultaten van de inspecties worden uitgewerkt en van die gegevens wordt er per pand een meerjarenonderhoudsplan opgesteld.

Jaarlijks landen en vertrekken zo’n 70 miljoen reizigers op luchthaven Schiphol. Daarnaast wordt er 1,5 miljoen ton vracht overgeslagen. In de omgeving van de luchthaven zijn ongeveer 65.000 mensen werkzaam bij meer dan 600 bedrijven. Schiphol Real Estate (SRE) verhuurt en beheert vastgoed en acteert als gebiedsregisseur rondom luchthaven Schiphol. Doordat gebruikers van vastgoed wisselen en eisen aan gebouwen veranderen, is het voor SRE van essentieel belang dat het goed inzicht houdt in haar vastgoed.

NEN 2767 conditiemeting
Om inzicht te krijgen in de bouwkundige onderhoudsstaat en onderhoudskosten, is Helix Advies in 2019 gevraagd om inventarisaties en inspecties van diverse vrachtstations annex kantoren uit te voeren. Nu, twee jaar later, heeft SRE aan Helix Advies gevraagd om deze objecten opnieuw te inspecteren. De opdracht betreft het uitvoeren van herinspecties conform NEN 2767 conditiemeting en het opstellen van MJOP’s (MeerJaren OnderhoudsPlannen) van 12 objecten met een totale bruto vloeroppervlakte van circa 220.000 m2. Hierbij wordt niet alleen het exterieur beoordeeld, maar ook het interieur en terrein.

Meerjarenonderhoudsplan
Door de eerdere samenwerking tussen SRE en Helix Advies waren de wensen van de opdrachtgever, benodigde diepgang en vereiste afbakening, al grotendeels bekend. Hierdoor konden de inspecteurs snel aan de slag. Tijdens de inspectie op locatie is per bouwdeel de onderhoudsstaat bepaald en zijn kosten bepaald voor het planmatig, correctief en dagelijks onderhoud. Tevens zijn de inventarisaties geactualiseerd. Per object is vervolgens een MJOP (MeerJaren OnderhoudsPlan) opgesteld met een planningshorizon van 30 jaar. Bij de oplevering zijn de te verwachten kosten op korte termijn op een visuele, samenvattende manier gepresenteerd.

Het GVB heeft Helix Advies de opdracht gekregen om een bouwkundige en installatietechnische inventarisatie en inspectie conform de NEN2767 methodiek uit te voeren. Het gaat om een opname voor alle disciplines, waaronder bouwkunde, waarbij het exterieur, interieur, constructieve delen en de afwerkingen worden opgenomen.

NEN 2767 conditiemeting
Helix Advies is als partner uitgekozen voor het uitvoeren van specialistische onderzoeken naar brandveiligheid, duurzaamheid, chroom-6. Tevens het uitvoeren van gebouwinspecties conform NEN 2767 conditiemeting voor diverse disciplines zoals bouwkunde, elektrotechniek, werktuigbouwkunde en liften.

Meerjarenonderhoudsplannen
Daarnaast heeft Helix Advies meerdere meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) en uitvoeringsjaarplannen opgesteld en contract geïmplementeerd op basis van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB).

Projectleider Jan-Willem over het project GVB
GVB ziet Helix Advies steeds meer als een verlengstuk van de eigen organisatie, waarbij Helix Advies verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de inspecties, het opstellen van de MJOP’s en het adviseren over de instandhouding van de vastgoedportefeuille.

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft recent bouwdeel P2 van het Paleis van Justitie te Den Haag aangekocht. Om het gebouw verder in beheer te kunnen nemen heeft Helix Advies de opdracht gekregen om een bouwkundige inventarisatie en inspectie conform de RVB BOEI-methodiek uit te voeren. Het gaat om een opname voor de discipline bouwkunde, waarbij het exterieur, interieur, constructieve delen en de afwerkingen worden opgenomen.

Opdracht vanuit de raamovereenkomst
Helix Advies heeft met het Rijksvastgoedbedrijf een raamovereenkomst. De RVB BOEI- methodiek en de werkwijze vanuit de raamovereenkomst wordt gebruikt voor de uitvoering van de werkzaamheden. De inventarisaties vormen onder andere onderlegger voor aanbestedingen en renovatieprojecten en daarnaast worden de inspectiegegevens gebruik om onderhoudsbegrotingen op te stellen.

Geen alledaags gebouw
Bijzonder aan de opdracht is dat Helix Advies een belangrijk gebouw mag inspecteren.
Voor de discipline bouwkunde is het exterieur geïnventariseerd en geïnspecteerd op alle bouwdelen. Daarnaast is het interieur geïnventariseerd en geïnspecteerd op de constructieve bouwdelen (vloeren, skelet, constructieve wanden en daken) en de binnen afwerkingen (schilderwerk en vloerbedekking). Daarbij is zowel het exterieur als het interieur getoetst op de geldende wet- en regelgeving, brandveiligheid en energie & duurzaamheidstabel.

Resultaten overzichtelijk verwerkt
De resultaten van de BOEI- inspectie zijn verwerkt in het vastgoedmanagementsysteem. Alle noodzakelijke herstel- en onderhoudsactiviteiten zijn opgenomen en ingepland conform de RVB BOEI- methodiek. Op basis van de inspectieresultaten zijn de instandshoudingsplannen opgesteld.

Over Paleis van Justitie
In het Paleis van Justitie zijn het gerechtshof, rechtbank Den Haag en het College van Beroep voor het bedrijfsleven gevestigd.

Woningcorporatie Woonwaard wil het huidige kwaliteitsniveau van hun woningen in kaart brengen en daarbinnen te gaan sturen om het bezit naar een hoger kwaliteitsniveau te brengen. Helix Advies heeft de opdracht gekregen om de gehele vastgoedportefeuille van Woonwaard te inspecteren conform NEN 2767 conditiemeting. Het gaat om zo ’n 260 complexen in de regio Alkmaar, Heerhugowaard en Langedijk waaronder woningcomplexen, eengezinswoningen, portiek/etagewoningen en flats.

Een hoger kwaliteitsniveau in relatie met huurtevredenheid
In 2015 heeft Helix Advies RVB BOEI- inspecties uitgevoerd dat geresulteerd heeft in een nieuwe opdracht, het inventariseren en inspecteren van de gehele vastgoedportefeuille conform NEN 2767- conditiemeting. In de conditiemeting worden de clusters geïnventariseerd, waarna deze geïnspecteerd worden. Dit gebeurt afzonderlijk van elkaar door verschillende inspecteurs om het kwaliteitsniveau te behouden. Woonwaard wil op termijn het bezit naar een hoger kwaliteitsniveau brengen en bewustere keuzes maken ten opzichte van het onderhoud en verduurzaming. Uiteindelijk moet dit resulteren in woongenot en tevredenheid bij de huurders.

Opgave voor Woonwaard de komende jaren zichtbaar
Helix Advies heeft op basis van de NEN 2767- conditiemeting een overzicht opgesteld met de bevindingen en gebreken van bouwdelen. Door het overzichtelijk inrichten van de rapportage in de meerjarenonderhoudsbegroting wordt de opgave voor Woonwaard de komende jaren zichtbaar.

Over Woonwaard
Woningcorporatie Woonwaard verhuurt 14.500 woningen in de gemeenten Alkmaar, Heerhugowaard en Langedijk. Woonwaard staat voor: “betaalbaar wonen, in een huis dat bij je past, in een buurt die je bevalt, nu en in de toekomst”.

Helix Advies heeft van de Gemeente Aalsmeer en Amstelveen de opdracht gekregen om inspecties uit te voeren conform NEN 2767 conditiemeting, aan 163 objecten van het gemeentelijk vastgoed. De inspecties worden uitgevoerd voor onder andere monumenten, begraafplaatsen, sportzalen en culturele centra in Amstelveen en Aalsmeer. De totale omvang betreft 250.000 m2 BVO.

NEN 2767 conditiemeting
Vanuit de NEN 2767 conditiemeting zal de huidige staat van alle bouwkundige onderdelen en installaties in kaart worden gebracht. De bevindingen van de inspecties zullen hierna overzichtelijk verwerkt worden in een rapportage.

Protocollen en scenario’s
Vanuit de uitgevoerde inspecties wordt er een totaalrapport opgesteld met alle bevindingen en eventuele aanbevelingen met betrekking tot herstelmaatregelen. Met de resultaten van de inspecties zal de gemeente een actueel beeld krijgen van de conditie van de 163 objecten. Tevens heeft Helix Advies de opdracht gekregen om voor de gemeente een inspectieprotocol, uitvoeringsjaarplan en onderhoudsscenario’s op te stellen.

Ruimte voor onze expertise
De samenwerking met de gemeente Aalsmeer/ Amstelveen verloopt prettig. Helix Advies krijg van de gemeente de alle ruimte om hun expertise in te zetten.

Projectleider Jan-Willem over het project
We krijgen van deze opdrachtgever veel vertrouwen, waardoor er een prettige samenwerking is. Uitdagingen in dit project kunnen we transparant met elkaar bespreken, dat werkt fijn samen!

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG), opgericht in 1614, is een internationaal georiënteerde universiteit in Groningen. Kwaliteit staat al ruim 400 jaar centraal. Het resultaat: op de invloedrijke ranglijsten bevindt de RUG zich op een positie rond de top honderd.

De universiteit bestaat uit 11 faculteiten, 6400 medewerkers en meer dan 120 nationaliteiten. Het vraagstuk “hoe zorgen we voor een duurzaam en betaalbaar energiesysteem?” heeft momenteel de topprioriteit. De alarmerende rapporten over klimaatverandering hebben van deze vraag een topprioriteit gemaakt. RUG-onderzoekers leveren al jaren een bijdrage aan dit vraagstuk.

Duurzame energieopslag in de bodem
Helix Advies is door de RUG gevraagd om een conditiemeting conform de NEN 2767 uit te voeren aan vier aanwezige Warmte- en Koudeopslag installaties. Warmte- en Koudeopslag is een vorm van duurzame energieopslag in de bodem. Momenteel worden de Warmte- en Koudeopslag installaties beheerd en onderhouden door een gecontracteerde installateur. De RUG is voornemens om de Warmte- en Koudeopslag installaties in eigen beheer te nemen. Helix Advies heeft naast de conditiemeting, waarbij de technische installatie beoordeeld is, de RUG voorzien van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Hierdoor heeft de RUG naast de staat van onderhoud ook financieel inzicht in de 4 WKO’s.

NEN 2767 conditiemeting
Vanuit de NEN 2767 conditiemeting is de huidige staat van alle werktuigbouwkundige en regeltechnische bouwdelen in kaart gebracht. Tijdens de inspectie is per bouwdeel de onderhoudsstaat bepaald en zijn de benodigde maatregelen en kosten geraamd voor eventueel onderhoud en/of herstelwerkzaamheden. De bevindingen van de conditiemeting zijn uitgebracht in een overzichtelijke rapportage.

Meerjarenonderhoudsplan
Vanuit de uitgevoerde NEN 2767 inspectie is het meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In het meerjarenonderhoudsplan zijn alle onderhoudsactiviteiten (vervanging, reparatie en/of herstel) opgenomen. Het meerjarenonderhoudsplan is aangeleverd in een rapportage waardoor de RUG een helder financieel overzicht heeft.

Hendrick de Keyser Monumenten zet zich sinds 1918 in voor het behoud van architectonisch of historisch waardevolle monumenten; gebouwen en hun interieurs. Eenmaal verworven panden blijven voor altijd in bezit. Vanuit deze missie houdt ‘Hendrick de Keyser’ deze bijzondere gebouwen zorgvuldig in stand voor nu en toekomstige generaties. De stichting vindt het belangrijk dat het publiek kan kennismaken met de nationale woongeschiedenis door de huizen te bezoeken en erin te wonen, werken en logeren. Helix Advies en Hendrick de Keyser zorgen er samen voor dat het vastgoed in de juiste conditie blijft en toekomstbestendig is.

Hendrick de Keyser heeft behoefte aan inzicht in de technische staat van haar monumenten. Het voorspelbaar maken van de investeringen die de komende jaren nodig zijn om de monumenten zo goed mogelijk te conserveren is voor de organisatie van belang. Tot slot wil de stichting inzicht in de mogelijkheden voor het verduurzamen en verbeteren van het leefklimaat voor bewoners en gebruikers, met respect voor de historische waarden van de objecten. Al met al, een maatwerkproject waar de mensen bij Helix Advies enthousiast van worden.

Monumentaal vastgoed toekomstbestendig maken
Helix Advies ontzorgt Hendrick de Keyser op drie punten. Het adviesbureau helpt de stichting met opleiden, adviseren en inspecteren.

Na een pilot van het inspectieproject is gekozen om een NEN-2767 nulmeting uit te voeren voor 54 monumenten. Hierbij zijn allereerst de diverse onderdelen geteld, gemeten en in kaart gebracht. Vervolgens zijn deze elementen bouwkundig geïnspecteerd door monumentenexperts van Helix en beoordeeld volgens deze methodiek.

De gebreken zijn ingevoerd in O-prognose, de software van Hendrick de Keyser. In combinatie met het opgestelde risicoprofiel gaf dit een conditiescore per element en zijn bedragen gereserveerd in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Daarnaast heeft Helix een begin gemaakt met het opstellen van maatwerkadviezen voor verduurzaming van 9 monumenten. Hierdoor helpt Helix om het vastgoed van Hendrick de Keyser toekomstbestendig te maken.