Stedin staat midden in de energietransitie. Dat betekent niet alleen investeren in het energienet, maar ook zorgen dat de gebouwen die de organisatie daarvoor nodig heeft, goed worden beheerd. Want voor de mensen die aan deze opgave werken is het vooral gewoon hun werk. En dat werk vraagt gebouwen die technisch op orde zijn, goed worden onderhouden en meegroeien met een organisatie die snel verandert.
Bas de Haas is Regievoerder Hard Services bij Stedin en houdt zich dagelijks bezig met precies dat vraagstuk. “Onze doelstelling is een 100% functionele werkomgeving,” zegt hij. “Zo min mogelijk storingen, gebouwen die fijn werken voor de mensen die er elke dag zijn.”
Dertig locaties, één overzicht
Stedin beheert dertig locaties: kantoren, distributiecentra en opleidingslocaties verspreid door het land. Bas en zijn collega’s fungeren als regisseur: ze vertalen de vraag vanuit de organisatie naar de juiste leveranciers en oplossingen. “Ik breng eigenlijk de vraag en de leveranciers bij elkaar,” zegt hij. “Daarvoor moet je overzicht hebben en weten waar je prioriteiten liggen.”
Dat overzicht was het startpunt van de samenwerking met Helix. Stedin bereidde zich voor op een nieuwe aanbesteding voor onderhoud en om die aanbesteding goed neer te zetten, moest er eerst een solide basis komen. Want hoe formuleer je duidelijke eisen aan onderhoudspartijen als je niet precies weet wat je hebt? Welke installaties hangen er in welk gebouw? Wat is de staat van de klimaatinstallaties, de verlichting, de gevels? En welke locaties vragen de komende jaren het meest aandacht?
Helix werd ingeschakeld om die vragen te beantwoorden. Door alle locaties te inspecteren en de data gestructureerd inzichtelijk te maken, ontstaat er een compleet beeld van het vastgoed. “Helix helpt ons om te zien wat we allemaal op onze locaties hebben en wat de staat daarvan is,” vertelt Bas. “Dat is belangrijke input voor de keuzes die we moeten maken.” Met die informatie op tafel kunnen onderhoudspartijen in de aanbesteding precies zien waar ze aan toe zijn en kan Stedin straks appels met appels vergelijken.
Van data naar beslissing
Om het overzicht te bewaren, ontwikkelde Helix een dashboard dat de onderhoudsconditie van alle locaties in één visueel beeld weergeeft. Maar het stopt niet bij een momentopname. Het dashboard laat ook scenario’s zien: wat betekent het als onderhoud eerder of later wordt uitgevoerd? En welke financiële impact hebben die keuzes?
“Het dashboard helpt om in één oogopslag te zien hoe onze gebouwen ervoor staan én welke financiële impact verschillende scenario’s hebben,” zegt Bas. “Daardoor kun je sneller bepalen welke stappen logisch zijn.”
Meer dan gevraagd
Wat Bas bijzonder waardeert, is dat Helix niet afwacht tot er een vraag komt. Tijdens een verduurzamingsinspectie wees Helix Stedin bijvoorbeeld op de WEII-score, een indicator voor de energie-intensiteit van gebouwen. De verwachting is dat de normen richting 2050 strenger worden. “Helix gaf aan dat het verstandig kan zijn om daar nu al naar te kijken,” vertelt Bas. “Dat soort advies helpt ons om beter vooruit te denken.”
Ook op het gebied van databeheer dacht Helix proactief mee: door alle gebouwdata centraal op te slaan in één systeem, houdt Stedin zelf de regie over de informatie. “Dan kun je er ook echt mee sturen,” zegt Bas.
Dit soort gevraagd én ongevraagd meedenken typeert de samenwerking. Bas heeft elke twee weken contact met het Helix-team om de voortgang te bespreken. De aanpak is informeel en laagdrempelig. “We werken echt samen. Het einddoel is duidelijk, maar onderweg bepalen we vaak gezamenlijk wat de beste aanpak is.”
Klaar voor de toekomst
De samenwerking richt zich ook op wat er nog komt. Op de locatie in Utrecht werkt Stedin aan de plaatsing van een grootschalig batterijsysteem, een zogenoemd BESS-systeem. Helix denkt mee over de technische en organisatorische kant van dit soort projecten.
Voor Bas is het prettig om daarbij een partner te hebben die zowel technische kennis als brede advieservaring meebrengt. “Helix kijkt mee vanuit verschillende invalshoeken,” zegt hij. “Dat helpt ons om keuzes te maken die niet alleen nu werken, maar ook in de toekomst.”