Helix Advies heeft Gemeente Delft begeleid bij de prestatiegerichte aanbesteding voor het beheer en onderhoud van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. We spreken met senior adviseur Johan Smit over hoe hij en collega’s te werk zijn gegaan.
Zoals bij veel gemeenten is het beheer en onderhoud van een grote vastgoedportefeuille complex. Je wilt als gemeente meer grip krijgen op kwaliteit, kosten en samenwerking met diverse onderhoudspartners. Om deze samenwerking tot stand te brengen werd de hulp van Helix ingeschakeld om het aanbestedingstraject te begeleiden. Het ging hierbij om het beheer en onderhoud voor de werktuigbouwkundig en elektrotechnische installaties en ook het bouwkundig onderhoud. De werkzaamheden aan de 110 vastgoedobjecten, variërend van musea, gymzalen, gezondheidscentra, wijkgebouwen tot diverse specials, bestaat naast onderhoud ook uit diverse beheertaken en advies.
Johan Smit vertelt: “Met onze expertise in vastgoed, inkoop en aanbestedingsstrategie hebben we de Gemeente Delft geholpen om tot een inkoopstrategie, contractvorm en scope van werkzaamheden te komen die passen bij hun beheerorganisatie. De keuzes die daarbij zijn gemaakt zijn gericht op ondernemend en prestatiegericht samenwerken rekening houdend met toekomstige ontwikkelingen en veranderingen.”
Hij vervolgt: “Onze adviseurs hebben de gemeente ondersteund bij het specificeren van de opgave en vraag en het formuleren van duidelijke prestatie-eisen in een programma van eisen met bijlagen. Daarnaast hebben we ook advies en ondersteuning geboden in het inkooptraject. Door onze ervaring en kennis van vergelijkbare adviesopdrachten konden we concreet richting geven, knelpunten vroegtijdig signaleren en inhoudelijke keuzes onderbouwen.”
De bijdrage van Helix in deze opdracht:
• Inhoudelijke en strategische begeleiding vanuit ruime aanbestedingservaring.
• Vertaling van complexe vastgoed- en onderhoudsvraagstukken naar heldere inkoopkeuzes voor de Europese Niet Openbare Aanbestedingsprocedure in twee Percelen.
• Schrijven en structureren van Selectie- en Gunningsdocumenten volgens gemeentelijke standaarden.
• Opstellen van twee volledig en consistente Programma’s van Eisen met specifieke bijlagen zoals ook een uitgebreid Inschrijfblad.
• Ondersteuning bij de Selectie- en Gunningsprocedure voor gunning op Prijs en Kwaliteit (EMVI).
Dit alles inclusief procesbegeleiding met oog voor planning, risico’s, besluitvorming en interne afstemming.
Resultaat
Dankzij de inhoudelijke expertise en projectleiding van Helix heeft de gemeente Delft een zorgvuldig onderbouwde aanbestedingsprocedure doorlopen. Dit heeft geleid tot passende contractpartners én een stevig fundament voor de toekomst. Een fundament voor een efficiënte samenwerking in het beheer en onderhoud van gemeentelijk vastgoed.