Audits Prestatiecontracten Beheer & Onderhoud

Aanpak

Een audit kan op diverse wijze worden ingestoken. Het gaat bijvoorbeeld over de evalueren van de samenwerking in het algemeen of specifiek aan de hand van een bijvoorbeeld 360 graden feedback aanpak. Maar het gaat ook over het voldoen aan eisen die zijn vertaalt in Kritische Succesfactoren (KSF’s), Prestatie Indicatoren (PI’s) en Kritische PI’s (KPI’s). Hierbij wordt gekeken naar het systeem, het proces en de te leveren producten.

Doel  

Het doel van evaluaties (van de samenwerking) en audits (gericht op de eisen) is in feite om periodiek op basis van feiten te kunnen constateren of en in welke mate wordt voldaan aan de prestatie-eisen zoals deze zijn opgenomen in het PvE. Door dit te doen houden de samenwerkingspartners elkaar scherp. Belangrijk is daarbij is dat de serviceprovider als Opdrachtnemer zelf scherp is op haar eigen presteren en proactief bezig is met het beheersen van de prestaties en zelf aantoonbaar controleert en input levert t.b.v. de deze evaluaties en audits. Belangrijk is ook dat de vinger wordt gelegd op de belangrijkste KSF’s, PI’s en KPI’s en dat hierbij de kans op en de gevolgen van mogelijk ontstane risico’s worden beheerst. 

Risicogericht auditen

Als auditor kun je een audit effectiever maken en meer toegevoegde waarde te bieden door de focus te leggen op mogelijke risico’s die op kunnen treden of die zich reeds hebben voorgedaan en moeten worden beheerst. Door dit te doen, sluiten audits direct aan bij de onderwerpen die de organisatie het meest bezighouden en wordt de auditcapaciteit effectiever benut doordat de nadruk ligt op de KSF’s waarbij de organisatie de meeste risico’s loopt of die het moeilijks zijn te beheersen. Eerdere ervaringen, uitkomsten uit evaluaties of audits en/ of incidenten kunnen hier richting aan geven. Meer informatie hierover is te vinden in de ISO 19011: Risk based auditen m.b.t. aanpak, risico's in kaart brengen en koppelen aan de doelstellingen en/ of eisen.

Onze expertise

Helix Technisch Advies ondersteunt organisaties bij het opstellen, aanbesteden, implementeren (zie Prestatiegericht uitbesteden Beheer & Onderhoud , hier een link van maken naar de andere dienst) en evalueren en (risico gericht) auditen van prestatiecontracten voor beheer en onderhoud op basis de met overeenkomen (Raam)overeenkomst.

Een opsomming van onze specifiek mogelijke audits met betrekking tot de te leveren producten of diensten bestaat uit het beoordelen/ toetsen van: 

• De samenwerking (360graden feedback) en tevredenheid van gebruiker/ stakeholders.
• Het werken volgens vereiste systemen en processen (werk- en/ of projectplan en/ of kwaliteitshandboek).
• Risico gestuurde toets plannen (of het mee opstellen daarvan).
• NEN 2767 Conditiemeting en/ of MJOP.
• Verrekenbaar of meer- en minderwerk.
• Noodzaak en/ of doelmatigheid van voorgestelde uitvoeringsmaatregelen voor onderhoud, vervanging, verbetering en/ of verduurzaming.
• Beoordelen van de kwaliteit van het uitgevoerd onderhoudswerk en/ of vervangingen.

Bij de medewerkers van Helix Technisch Advies is zowel de ervaring aanwezig vanuit de vastgoedeigenaar als Opdrachtgever als aan de kant van de serviceprovider als Opdrachtnemer. Door deze ervaring kan Helix Advies (als onafhankelijk adviseur) een bijdrage leveren aan een goede samenwerking en het over en weer beheersen van de prestaties bij prestatiecontracten. Deze ondersteuning kan zowel betrekking hebben op de techniek (bouwkundige en installatietechnische prestaties) als de systemen en werkprocessen voor beide partners.

Referentie eerder uitgevoerde opdrachten:

• GGZ Friesland
• Facilicom & Vodafoon/ Ziggo
• Gemeente Rotterdam
• Gemeente Delft
• Gemeente Leiden
• Defensie Kromhout Kazerne
• Unica