Dashboard beheer en onderhoud

Soorten data en informatie

Zo bestaat er naast algemene objectgegevens onder anderen vastgoeddata en informatie over de kosten voor instandhouding (onderhoud en investeringen), mogelijk aanwezige risico’s, brandveiligheid, wet- en regelgeving, de energieprestatie en duurzaamheid. Hoewel er meer data verzameld wordt en er meer bekend is over de objecten, bestaat het risico dat door de grote hoeveelheid het overzicht verloren raakt. Waardoor de instandhouding niet optimaal aansluit op het doel van de organisatie met haar vastgoed. Om optimaal te kunnen functioneren, is het echter eerst nodig om te weten wat belangrijk is voor de instandhouding van het vastgoed en op basis van welke waarde aspecten moet worden gestuurd.

Waardesturing

Elke organisatie heeft specifieke waarde aspecten waaraan in een bepaalde mate belang wordt gehecht. Denk hierbij aan waarde aspecten zoals: voldoen aan wet- en regelgeving, veilig en gezond, belevingswaarde, bruikbaarheid, functioneren en bedrijfsproces en energieverbruik. Deze waarde aspecten geven richting aan de vastgoedorganisatie in de vorm van strategie en beleid voor instandhouding voor de korte en lange termijn. Door de instandhouding daarop af te stemmen, kan dit de organisatie optimaal ondersteunen. Maar hoe weet u of en in welke mate uw organisatie hierin slaagt zonder goede in- en overzichten? Dashboards bieden hierin uitkomst.

Dashboards

Een dashboard geeft een visuele weergave van vastgoeddata. Het verzamelt data en geeft vervolgens inzicht en overzicht over de belangrijkste onderwerpen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een overzicht van de onderhoudskosten per m2 BVO voor objecten met eenzelfde gebruiksfunctie. Interactieve dashboards stellen de gebruiker bovendien in staat om verder in te zoomen op specifieke delen uit de data. Op die manier geeft een dashboard een goed beeld van de actuele situatie en kan getoetst worden in hoeverre deze aansluit op uw de strategie en het beleid voor instandhouding.

Onze expertise

Helix Advies ontwikkelt in relatie tot de duurzame en integrale meerjarenonderhoudsplannen interactieve dashboards om inzicht en overzicht te bieden in de kwaliteit, kosten en risico’s. Door betrouwbare verzamelde data op het juiste moment en manier aan te bieden en te analyseren, kunnen de goed onderbouwde beslissingen genomen worden. Zowel op strategisch als op tactisch niveau en t.b.v. het operationele niveau.

 

Voorbeelden van dashboards die Helix Advies voor u kan inrichten zijn:

• Onderhoudskosten: Wat zijn de onderhoudskosten per object voor korte en lange termijn per m2 bvo of per wooneenheid. Hoe is de spreiding naar bouwdelen, elementen en naar de diverse kostensoorten (preventief en correctiefonderhoud, wettelijke verplichte keuringen, planmatig onderhoud, investeringen en/ of kosten voor eigenaar/ gebruiker of huurder)?
• Prioritering: Welk onderhoud plannen we in of stellen we uit op basis van het beschikbare budget en het onderhoudsbeleid per instandhoudingsniveau (Conditie- en risicoprofiel gebaseerd op de waarde aspecten)?
• Benchmark: Hoe verhouden de instandhoudingskosten en de technische- en functionele staat van een object zich ten opzichte van vergelijkbare objecten in de vastgoedportefeuille (benchmark)?

Helix maakt dashboards zoals hiervoor is weergegeven in het softwareprogramma Power BI. De opzet van een dashboard bestaat hoofdzakelijk uit vier fasen: vragen, verzamelen, vormgeven en visualiseren.

• Vragen: Tijdens deze fase richten we allereerst op het doel en de doelgroep van het dashboard. Daarnaast stellen we de locatie van de data vast en bepalen we welke data nodig is voor het dashboard. Hierbij zijn allerlei soorten bronnen mogelijk, waaronder Excel bestanden en online databases.
• Verzamelen: Vervolgens start het verzamelen van de data, waarbij een connectie wordt gelegd tussen de bron en Power BI. Indien nodig stellen we diverse transformatiestappen in, om ervoor te zorgen dat de data bruikbaar is voor een dashboard. Denk hierbij aan het verbergen van overbodige data of het juist instellen van datums, valuta of percentages.
• Vormgeven: Op basis van de eerste twee stappen begint de opbouw van het datamodel in Power BI. Denk hierbij aan het leggen van relaties tussen verschillende databronnen, zodat deze uiteindelijk met elkaar samen kunnen werken. Dit is als het ware de achtergrond van het rapport en zal uiteindelijk niet zichtbaar zijn voor de gebruiker.
• Visualiseren: De laatste stap richt zich op het inrichten van het dashboard met elementen die wel zichtbaar zullen zijn voor de gebruiker. Hierbij maken we visualisaties die duidelijk zijn en snel inzicht geven. Tot slot bepalen we hier met wie het dashboard gedeeld kan worden.

Met Power BI is het mogelijk om dashboards als website te kunnen delen. Dit maakt het voor u  makkelijk om het resultaat van een dashboard gemakkelijk te kunnen inzien en indien gewenst te kunnen delen. Voorwaarde voor dashboards is dat de vastgoedinformatie op orde is en van kwalitatief hoog niveau.

Referentie eerder uitgevoerde opdrachten:

• MJOP dashboard Woonzorg Nederland – overzicht van alle objecten inclusief verdeling van conditiescores, begrootte kosten inclusief verdeling naar kostensoort en overzicht van aantal en soort aanwezige risico’s.
• MJOP dashboard GVB – overzicht van alle begrootte kosten voor de komende jaren, inclusief verdeling naar kostensoort, waarbij gefilterd kan worden op objecttype of adres.