Inkoop, aanbesteding en projectleiding NEN 2767 + MJOP

Het vinden van de juiste en betrouwbare partner kan aanvoelen als zoeken naar de bekende speld in de evenzo bekende hooiberg. Het inkopen van inspecties en de projectleiding gedurende de uitvoeringsfase is een vak apart en vraagt om een gestructureerde en gefaseerde aanpak. In dit proces zijn drie fasen gedefinieerd

Een goede voorbereiding is het halve werk?!

Om te voorkomen dat het inkopen van de inventarisatie en inspecties daadwerkelijk “zoeken naar een speld in een hooiberg” wordt is het van belang om in gezamenlijkheid het doel wat bereikt moet worden helder te krijgen. Het te bereiken doel kan per opdrachtgever variëren. Van uitsluitend inzicht creëren in de technische staat van de gebouwen tot een volledige, objectieve en afgewogen MJOP die direct kan worden gebruikt voor de aanbesteding van het planmatig onderhoud. De start van het aanbestedingstraject kenmerkt zich door het opstellen van een inkoopstrategie. Het vaststellen van deze strategie is iteratief proces, waarbij de belangrijkste stakeholders in gezamenlijkheid het te bereiken einddoel vaststellen. Dit proces wordt uitgewerkt in een inkoopstrategiedocument. Dit document staat vervolgens aan de basis voor de daadwerkelijke inkoop van de inspecties.

Van strategie naar inkoop

Zodra de inkoopstrategie is goedgekeurd kan de aanbesteding van de inspectie worden opgestart. Het is van essentieel belang dat de uitvraag volledig in overeenstemming is met het doel wat bereikt moet worden. De juiste partij moet worden geselecteerd voor de uitvoering van de werkzaamheden. In de inkoopfase zijn twee documenten van essentieel belang, namelijk de Aanbestedingsleidraad en het Programma van Eisen (PvE). In de aanbestedingsleidraad is het van essentieel belang concrete en meetbare gunningscriteria worden opgenomen. Deze gunningscriteria moeten afgestemd zijn op het doel wat de opdrachtgever beoogt te bereiken. Een belangrijk onderdeel van de aanbestedingsleidraad is het Programma van Eisen. In het programma van eisen dienen alle technische inhoudelijke eisen te zijn opgenomen die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht. Deze eisen zijn zowel generiek (inspectiemethodiek) als specifiek (opdrachtgever/contextafhankelijk).

Echter, niet alleen de technische inhoudelijke eisen zijn belangrijk om het beoogde doel te realiseren. Het programma van eisen dient ook invulling te geven aan de organisatorische, sociale en omgevingseisen die aan de uitvoering van de inventarisatie en inspecties worden gesteld als ook het systeem wat zal worden gebruikt om gevraagde output te kunnen leveren.

Tijdens het voorbereiden van de daadwerkelijke inkoop moet diverse vastgoedinformatie worden verzameld, in het vastgoeddossier, die nodig is voor de aanbesteding en de uitvoering van de inventarisatie, inspecties en advieswerkzaamheden. Tijdens deze fase worden aan de hand van een actuele objectenlijst ook afspraken gemaakt over de vastgoedstrategie, het toe te passen onderhoudsbeleid en het detailniveau/ demarcatie (in geval van eigendom/ verhuur of huur) van de opname en advieswerkzaamheden.

Kwaliteit tijdens de uitvoering

De “andere helft van het werk” is goed projectmanagement en continue kwaliteitsborging tijdens de uitvoering van het inspectieproject. Vaak is er bij een opdrachtgever geen of onvoldoende kennis, kunde en capaciteit om deze onderdelen vorm en inhoud te geven. Een gestructureerde invulling van het projectmanagement en kwaliteitsborging gedurende elke fase van het inspectieproject is van essentieel belang om de gestelde doelen te realiseren. Goed projectmanagement gaat verder dan Het sturen op planning. Ook de aspecten Budget (Geld), Organisatie, Informatie en Kwaliteit (GOTIK) moeten gedurende het gehele project te worden bewaakt. Een goede invulling van het projectmanagement wordt bewerkstelligd door het opstellen van een project management plan waarin al deze aspecten op het juiste detailniveau zijn uitgewerkt

Een specifiek onderdeel van het projectmanagement(plan) is de invulling van kwaliteitsborging gedurende elke fase van het inspectieproject. Dit is een continu proces wat specifieke kennis en kunde vergt van zowel de opdrachtnemer als opdrachtgever. Het is van belang dat er heldere toetsingscriteria worden opgesteld waarin zowel het proces als de inhoud van de inspectie meetbaar worden gemaakt. Goede kwaliteitsborging vindt plaats achter het bureau en in het veld.

Onze expertise

Onze adviseurs helpen u graag op diverse manieren om te komen tot een succesvolle voorbereiding en aanbesteding voor de inkoop en de uitvoering van NEN 2767 inventarisatie en inspecties en  MJOP te komen. Indien gewenst kunt u ons inzetten voor:

• Inkoopstrategie.
• Softwarekeuze en systeem inrichting.
• Opstellen PvE inclusief bijlagen.
• Mede opstellen inkoop documenten en inschrijfstaten.
• Uitvoeren van een pilotopname voor vaststelling van het eindresultaat.
• Begeleiden van de aanbestedingsprocedure t/m de gunning.
• Projectleiding.
• Second opinion, audits of kwaliteitscontrole.

Referentie lopende opdrachten:

• Inkoopstrategie, voorbereiding, opstellen PvE, aanbesteding en projectleiding NEN 2767 Conditiemeting en opstellen MJOP voor gemeente Groningen Sport 050.
• Voorbereiden en uitvoeren QuickScan inspecties MBO Rijnland.
• Aanbesteding NEN 2767 inspecties bouwkundige delen MBO Rijnland.

Referentie eerder uitgevoerde opdrachten:

• Opstellen PvE BOEI Inventarisatie en inspectieprotocol en BOEI Adviesprotocol i.r.t. het Instandhoudingsbeleid COA.
• Aanbesteding GVB Integraal meerjarenonderhoudsplan en DMJOP