Prestatiegericht uitbesteden Beheer & Onderhoud

Vroegtijdige betrokkenheid

Daarom kiezen steeds meer organisaties er voor gebruik te maken van externe partijen zoals adviseurs en serviceproviders. Het doel is dan vooral om door deze samenwerking de kwaliteit, prestaties en beschikbaarheid van het vastgoed te verbeteren en om beter in control te zijn. Prestatiegericht uitbesteden kan hierbij helpen. Dit zorgt dan wel voor een taakverschuiving van organisaties naar de externe marktpartijen. De methode voor de selectie van geschikte adviseurs en serviceproviders en de wijze waarop samenwerking contractueel vorm krijgt, moet daarbij goed aansluiten bij de eventuele transitie naar een vastgoed regieorganisatie. Dat vraagt om inzicht in de huidige organisatie, de aanpassingsmogelijkheden, slagvaardigheid, innovatiekracht, kennis van de markt, inhoudelijke expertise en vraagt om een investering in tijd en geld.

Inkoopstrategie

De oplossing om tot succesvolle contracten te komen, ligt binnen handbereik. Hoe? Door kennis van het (inkoop)proces en contractmanagement van meet af aan te verbinden met inzicht in de markt en technische en organisatorische knowhow en behoefte. Met als resultaat een efficiënte en effectieve inkoop- en contractmanagementstrategie met de benodigde technische specificaties in het PvE, die naadloos aansluit op het doel van uw vastgoed regieorganisatie. Zo blijft u in een vroeg stadium niet alleen grip houden op het inkoopproces, maar krijgt hij ook direct zicht op het gewenste resultaat.

Voorwaarde is wel dat je al in een vroeg stadium nadenkt over wat de organisatie zelf wil blijven doen en wil uitbesteden om eventueel te kunnen transformeren tot een vastgoed regieorganisatie. Dit gaat vaak gepaard met een aanpak waarbij de inkoopstrategie is gestoeld op geïntegreerde prestatiegerichte afspraken en contracten. Voor opdrachtgevers vraagt dat om aanpassingen binnen de organisatie om tot het gewenste transparante resultaat te komen.

Tenderen

Centraal binnen de aanpak om te komen tot een aanbesteding staat de vertaalslag naar uw specifieke behoeften en in overleg en samenwerking met uw afdeling inkoop voor de selectie- en gunningsprocedure als dan niet onderhouds- of met voorselectie en/ of openbaar of Europees etc.. Bent u bekend met  de te hanteren selectiecriteria en hoe komt u tot het selecteren van een geschikte partij? Heeft u bijvoorbeeld al een idee welke contractvorm en looptijd het best past bij uw organisatie? Wellicht twijfelt u over het aangaan van inspanningscontract, RGS-contract, een (integraal) prestatiegericht contact, raamcontracten, of UAV-gc contract, al dan niet met adviesdiensten? En hoe bepaalt u de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)? Wij schetsen voor uw specifieke situatie de scenario’s en bijbehorende risico’s. Op basis daarvan komen we samen met u tot een verantwoorde keuze.

Opstellen PvE prestatiegerichte contracten

Langjarige prestatiegerichte contracten voor beheer- en onderhoud kunnen voor verschillende soorten, al dan niet integrale, werkpakketten (scope) worden afgesloten. Dit hangt sterk samen met de omvang van de portefeuille en moet passen bij het type vastgoed regieorganisatie. Primair doel is dat op de opdrachtgever stuurt op afstand met zo min mogelijk inspanning en effectief gericht op beheersing van de prestaties, risico’s en kosten door de opdrachtnemer. Wat u van de serviceproviders vraagt moet concreet worden omschreven in een Programma van Eisen (PvE). Daaruit moet duidelijk zijn wat uw vraag is en voor de aanbieden partijen moet duidelijk zijn waar de op inschrijven, wat er van ze wordt verwacht, hoe ze dat kunnen gaan doen en wat ze daarvoor kunnen rekenen. Voorwaarde hiervoor is dat uw basisinformatie aan vastgoeddocumenten en data op orde is (actueel en zo compleet mogelijk) en dat inkoopvoorwaarden duidelijk zijn. De nieuwe rolverdeling vereist zowel bij opdrachtgever, aannemer als adviesbureau een andere manier van samenwerken en andere competenties. Ook hiervoor moeten in het PvE eisen worden gesteld. Bijkomend doel moet daarbij zijn dat u in staat wordt gebracht door leveranciers- en contractmanagement het contract weet te beheersen en dat volgens de gemaakte afspraken de rechtmatigheid van facturen en betalingen kan worden aangetoond.

Onze expertise

HELIX Advies helpt uw organisatie, al dan niet in samenwerking met uw inkoopadviseur, met het verkrijgen van inzicht in huidige situatie en het vaststellen van de scope, doelstellingen, uitgangspunten en het bepalen van de inkoopstrategie en schrijven van een inkoopplan. Hierbij adviseren wij u bij het maken van keuzes voor het (her)inrichten en beschrijven van uw regie organisatie voor beheer en onderhoud van uw vastgoed.

We staan u bij met het verzamelen en ordenen van de voor de aanbesteding benodigde vastgoedinformatie. In relatie tot de scope en aanbestedingsstrategie stellen we de selectieleidraad (eisen) en de gunningsleidraad op inclusief het inhoudelijke PvE met bijlagen en de Inschrijfstaten.

Onze adviseurs ondersteunen u tijdens de selectie- en gunningsprocedure en kunnen helpen met de implementatie van het contract. Door deze aanpak bent uw verzekerd van een succesvolle aanbesteding die goed is geborgd in uw organisatie.

Een opsomming van onze mogelijke dienstverlening bestaat uit: 

• Bepalen inkoopstrategie B&O.
• Aanbestedingsprocedure (Europees).
• Opstellen Programma van eisen (PvE) Prestatiecontact B&O met toepassing van conditie- en risico gestuurd onderhoud op basis van NEN 2767.
• Mede opstellen selectie- en gunningsdocumenten inclusief bijlagen.
• Op orde brengen van de vastgoedinformatie en data t.b.v. de aanbesteding. (hier een link van maken naar de andere dienstverlening).
• Procesbegeleiding selectie- en gunningsprocedure.
• Risico gestuurde audits op basis systeem, proces en product/ dienstverlening. (hier een link van maken naar de andere dienstverlening).
• Ondersteuning en advies contractmanagers.

Referentie lopende opdrachten:

• Gemeente Delft
• GVB Amsterdam
• RUG Groningen

Referentie eerder uitgevoerde opdrachten:

• GVB Amsterdam
• Gasunie Groningen
• Gemeente Rotterdam
• Gemeente Leiden
• Gemeente Capelle aan den IJssel
• Gemeente Groningen
• Provinciehuis Leeuwarden Friesland
• Koninklijke Visio
• ING
• Wageningen UR
• DSM
• ProRail
• TU Delft
• Woonpartners Midden Holland
• CASAS Wonen (voorheen GroenWest & Provides)