Vastgoedinformatie op orde

Fundament assetmanagement

Om te kunnen anticiperen op diverse ontwikkelingen, (veiligheids-)risico’s te kunnen beheersen, prestatieafspraken te kunnen maken is diverse soort aan vastgoeddata en informatie geborgd in een Document managementsysteem cruciaal. Het is nodig om te allen tijde te kunnen aantonen dat er wordt voldaan de zorg- en onderzoekplicht vanuit de Woningwet artikel 1a voor veilig en gezond vastgoed. Het is ook nodig om te kunnen rapporteren over de technische en functionele staat, de mogelijk aanwezig risico’s en kosten voor de korte en lange termijn. Zonder dit inzicht en overzicht is er geen goede basis om prestatieafspraken te kunnen maken bij het uitbesteden van onderhoud. Vastgoedinformatie is het fundament onder uw assetmanagement.

Soorten data en vastgoedinformatie

In de praktijk blijkt vaak dat de benodigde data en vastgoedinformatie niet compleet en actueel is. Maar om welke soorten van data en vastgoedinformatie gaat het dan? Voorbeelden (niet limitatief) van diverse soorten data en vastgoedinformatie die uit verschillende bronnen en systemen komen zijn:

Algemene data en vastgoedinformatie

• Stamgegevens en technische gegevens die sporadisch wijzigen, zoals de locatie, de fysieke en geometrische (geografische / ruimtelijke) gegevens.
• Energieconsumptie- (nutsbedrijven) en milieuprestatiegegevens.
• Financiële gegevens en gegevens in geval van (ver)huur/ lease, gegevens over huur(lease)-contracten, -inkomsten, de huurders, gebruikers, enzovoort.
• Gegevens voor het technisch/ functioneel beheer en gebruik zoals; beheerafspraken/ en of overeenkomsten, strategisch assetmanagementplan (SAMP), instandhoudingsbeleid en/ of Assetmanagementplannen,  (revisie)tekeningen, onderhoudsvoorschriften, gebruiksinstructies, vluchtplannen, RI&E enzovoort.
• Conditionele, kwalitatieve en technische en functionele gegevens zoals bijvoorbeeld van inspecties en specialistisch onderzoek en (maatwerk)advies als ook onderhoudsgegevens ten aanzien van bijvoorbeeld: het regulier- en planmatig onderhoud zoals onderhouds- en storingsgegevens en meerjarenonderhoudsplannen of (veiligheids-)risico- inventarisaties en inspecties en inzicht in (digitale) logboeken keuringcertificaten en of rapporten. Voorbeelden van informatie uit diverse inventarisatie en inspectie zijn gegevens die voorkomen uit bijvoorbeeld: NEN 2767 Conditiemetingen, asbest en brandveiligheidsonderzoek, legionellabeheerplan, onderzoeksresultaten chroom 6 en/ of zware metalen, bodem- en luchtkwaliteit of flora en fauna onderzoeksresultaten.
• Ook kan specifieke informatie vergaard worden over prioriteitstelling en kwantificeren van risico’s door het uitvoeren van bijvoorbeeld een Failure Mode Effect & Criticality Analysis (FMECA = functie of gebruik specifiek). 
• (Exploitatie)Kosten voor instandhouding Specifieke data en informatie (niet limitatief)
• BIM = Werkmethodiek waarbij in een 3D Bouw Informatie Model (BIM) integraal wordt samengewerkt door diverse disciplines in de bouwsector.
• Positioningssystemen = Nauwkeurige positiebepaling.
• Smart Sensoring = Sensoren zetten de gemeten grootheid om in een gestandaardiseerde stuursignalen voor verdere bewerking.
• Asset Tracking =  Bewegingen, locaties, replays en alarmmeldingen ‘live’ volgen.
• Internet of Things  = Een voorgestelde ontwikkeling van het internet, waarbij alledaagse voorwerpen zijn verbonden met het netwerk en gegevens kunnen uitwisselen. 
• Open (big) data en informatie
• Centraal Bureau van Statistiek & Open Data StatLine =  Statistische datasets, waaronder geografische datasets bevolkingskernen en wijk- en buurtkaart Nederland.
• Dataportaal van de rijksoverheid = Overzicht van alle beschikbare en herbruikbare Data en Informatie van de Nederlandse overheid, o.a. voor huisvesting
• Open Data Nederland = Website die alle Nederlandse open datasets bundelt
• Open spending = Website die inzicht biedt in de hoogste of laagste uitgaven van verschillende overheden.
• Provinciaal Georegister = Een digitaal register, waarin provincies hun provinciale geoinformatie op een duidelijke en gestructureerde wijze vindbaar maken.
• Het Nationaal Georegister = Centrale voorziening voor het beschrijven en ontsluiten van geoinformatie van Nederland, met een overzicht van beschikbare datasets en services.
• Landelijke Voorziening Basisregistraties Adressen en Gebouwen (LV BAG) = Gegevens over adressen en gebouwen in Nederland.
• Het Kadaster Vastgoed Dashboard = Biedt gegevens m.b.t vastgoed uit verschillende (basis)registraties aan als open data.
• GIS Esri ArcGIS = Open kaarten.
• Waarstaatjegemeente.nl = Het dataplatform Waarstaatjegemeente bundelt, bewerkt presenteert Data en Informatie van en over gemeenten. Op de site vind je cijfers over alle 355 Nederlandse gemeenten op alle belangrijke beleidsterreinen.
• OpenStreetMap = Vrij beschikbare en vrij bewerkbare landkaarten

De wijze waarop en in welke mate en wanneer deze data en informatie wordt ingezet is aan de vastgoedorganisatie zelf omdat dit sterk kan verschillen per organisatie.

Wat is wanneer nodig

Welke informatie wanneer nodig is hangt af van de levensfase (gebruiks- of transitiefase) waarin een vastgoedobject in de portfolio zich bevindt. Ook de omvang van de portfolio, het type vastgoed en de vastgoedorganisatie, de gebruiksfunctie, de exploitatie- en gebruikssituatie en het toekomstperspectief zijn hierbij van invloed. Dit alles heeft invloed op welke soorten informatie verzameld en geborgd zou moeten worden in een Document Management Systeem (DMS).

Ordening van data en informatie

Voor een mogelijke ordening van data en informatie en opzet van een Document Management Systeem (DMS) kan worden gekeken naar bijvoorbeeld (voor vastgoed) naar NEN 2633: Gegevens voor beheer en gebruik van gebouwen. Deze norm geeft algemene regels voor de verstrekking van gegevens van onroerend goed, te weten gebouw(en) en bijbehorend terrein, alsmede een opsomming van de desbetreffende soorten gegevens, ten behoeve van het beheren en functioneel gebruiken van gebouwen.

 

Andere mogelijkheden voor omgaan met data- en informatie is vastgelegd in diverse managementsysteem NEN normen en voor omgaan met Informatie en Documenten is dit vastgelegd in de normen:

• NEN-ISO 30300 Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Kernbegrippen en woordenschat
• NEN-ISO 30301 Informatie en documentatie - Managementsystemen voor archivering - Eisen

 

Bij het digitaal vastleggen van data en informatie moeten ten behoeve van de eenduidige vastlegging afspraken worden gemaakt over:

• De naamgeving en codering die verwijst naar betreffende Assets inclusief datum;
• Actualiteitsstatus;
• Verloopdatum;
• Of het statische en/ of dynamische (aan veranderingen onderhevig of niet) is;
• Uit welke bronnen het afkomstig is.

 

Vastgoedinformatiemanagement

De data en informatie moet erop gericht zijn ondersteuning te bieden aan de werkprocessen van de vastgoedorganisatie. Voor gegevensverzameling, structurering en verwerking moeten afspraken worden gemaakt over eigenaarschap en verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het omgaan, beheren en delen van de data en informatie. Het is aan te bevelen om hiervoor RASCI afspraken te maken en om eventueel een vastgoedinformatiemanager aan te stellen. Zodat verschillende soorten data en informatie die nodig zijn vanuit verschillende bronnen altijd beschikbaar zijn voor alle rollen en stakeholders binnen (en eventueel buiten) een vastgoedorganisatie vanuit een systematische en gestructureerd inzicht en overzicht.

Onze expertise voor actueel in- en overzicht

Vastgoedinformatie actueel en beschikbaar houden is een tijdrovende en intensieve taak. U heeft een veelvoud aan bronnen van fysieke documenten en digitale informatie. Wie in uw organisatie is waarvoor bevoegd en verantwoordelijk en hoe wordt dit aangestuurd en is dit geborgd in systemen? Wie houdt het actueel? Gebrek aan structuur, inzicht en overzicht ligt op de loer. Soms wordt de beschikbare data te laat of zelf helemaal niet teruggevonden.

Onze adviseurs hebben veel ervaring met het daadwerkelijk ordenen, structuren, digitaliseren van diverse soorten vastgoedinformatie en het inrichten van een vastgoedinformatiemanagement en beheersysteem. Om te komen tot een actueel in integraal in- en overzicht geloven wij in de kracht van maatwerk in combinatie met automatisering. Daarvoor is kennis nodig over de wijze waarop een systeem moet worden ingericht en welke documentencoderingsstructuur wordt afgesproken, evenals inhoudelijke kennis om de kwaliteit en de relevantie te kunnen vaststellen.

Wij ondersteunen gebouweigenaren en gebouwbeheerders bij het inventariseren, structureren en beheren van die informatie. Dat doen we op basis van ruime praktijkervaring en bewezen pragmatische ICT-toepassingen. Zo beschikt u altijd over de juiste informatie op de juiste momenten en verhoogt u de efficiëntie van uw vastgoedmanagement

Helix Advies kan door middel deskresearch, onderzoek, opzoeken en ordenen en eventueel locatiebezoek samen met uw organisatie aan de slag gaan met data en informatie verzamelen, structuren/ ordenen, (her)coderen, kwalitatief beoordelen en/ of actualiseren en borgen in uw systeem.

Tevens kan Helix Technisch Advies u ondersteunen bij het aanbesteden van deze werkzaamheden. Bijvoorbeeld door eisen te stellen bij het projecten aan het project oplever- en overdrachtsdossier of bij het uitbesteden van prestatiecontracten voor beheer en onderhoud zodat serviceproviders zich aan uw eigen houden en meewerken aan het op orde krijgen en houden van uw data en informatie.

Een opsomming van onze mogelijke dienstverlening bestaat uit:   

• Opstellen protocol oplever- en overdrachtsdossier projecten (zie ook NPR 8092).
• Opstellen informatiebeheerprotocol.
• Tekeningbeheer (zie https://helix.nl/diensten/tekeningenbeheer link van maken)
• Opschonen en digitaliseren en van vastgoedinformatie.

Referentie lopende opdrachten:

• Oasen – Protocol opleverdossier en Assetdatabeheer.
• Gemeente Utrecht – onderzoek actualiteit vastgoedinformatie het kader van de Zorgplicht Woningwet artikel 1a.

Referentie eerder uitgevoerde opdrachten:

• GVB Amsterdam – Opzetten Vastgoedinformatiemanagement, inrichten dossier en ordening en kwaliteitsbeoordeling van data en documenten.
• Diverse ordening en uitzoekwerk mede i.r.t. de voorbereiding van de aanbesteding van prestatiecontracten voor beheer en onderhoud.