Zorgplicht voor veilig en gezond vastgoed

Als vastgoedeigenaar bent u hoofdelijk verantwoordelijke voor de veiligheid van gebruikers. De Woningwet artikel 1a, lid 1 geeft aan: ‘De eigenaar van een bouwwerk, open erf of terrein of degene die uit anderen hoofde bevoegd is tot het daaraan treffen van voorzieningen draagt er zorg voor dat als gevolg van de staat van het bouwwerk, open erf of terrein geen gevaar voor de gezondheid of veiligheid ontstaat dan wel voortduurt’. Een beheerder moet hiervoor zorgen en door periodieke keuringen, controles en rapportagens kunnen aantonen dat het vastgoed veilig en gezond is.

Wetten, regels, normen én Zorgplicht

We krijgen hierbij met steeds meer wettelijke verplichtingen, normen en richtlijnen te maken. Zowel voor gebruikers als voor de omgeving. In de ideale wereld maakt het “beheren van de regelgeving” deel uit het technisch hart van de (beheer-)organisatie. Wet- en regelgeving is immers onlosmakelijk verbonden aan de instandhouding van- en investering in de vastgoedportefeuille.

De eigenaar van een gebouw heeft u de Zorgplicht. Er mag geen gevaar ontstaan voor de veiligheid en gezondheid van gebruikers en de omgeving. Dat is geregeld in de Woningwet. In het Bouwbesluit – onderdeel van de woningwet - zijn eisen opgenomen waaraan nieuwe én bestaande gebouwen moeten voldoen. Dit zijn bijvoorbeeld regels en voorschriften over het brandveilig gebruik van gebouwen.

De Zorgplicht vormt een belangrijke aanvulling op het bouwbesluit. Als het bouwbesluit geen specifieke eisen stelt aan het veilig en gezond gebruiken van gebouwen is de Zorgplicht van toepassing.

De Zorgplicht is feitelijk een vangnet waarmee de wetgever (de overheid) de verantwoordelijkheid voor veilige en gezonde gebouwen neerlegt bij u als gebouweigenaar en/of gebouwbeheerder. In de Zorgplicht zijn geen specifieke eisen of voorschriften opgenomen waaraan moet worden voldaan. De Zorgplicht stelt echter dat u alle maatregelen moet (laten) treffen om geen gevaar te laten ontstaan of te laten voortduren in of bij uw vastgoed of voor de omgeving. Overtreding van de Zorgplicht is strafbaar gesteld in de Wet op economische delicten (WED).

Afbakening zorgplicht

De grenzen van de zorgplicht zijn niet in beton gegoten en zijn niet alleen van toepassing op de eigenaar van een gebouw. Ook een gebruiker/ huurder van uw vastgoed heeft een verantwoordelijkheid in het zorgdragen voor veilige en gezonde gebouwen. Vanuit dat oogpunt is het van groot belang dat:

Er wordt vastgesteld ‘wie welke zorgplicht heeft’ en dit te plaatsen in het kader van de publiekrechtelijke (algemeen belang, ofwel woningwet, wet milieubeheer e.d.) en privaatrechtelijke verantwoordelijkheden (belangen tussen twee private partijen, ofwel burgerlijk wetboek).
De rollen duidelijk worden gedefinieerd. Er kunnen (grofweg) drie rollen worden gedefinieerd, te weten: Eigenaar, Gebruiker (o.a. huurder) en Werkgever. Elke gedefinieerde rol heeft een verantwoordelijkheid in het zorgdragen voor veilige en gezonde gebouwen.

Van registreren naar regisseren – in control komen en blijven

Binnen uw organisatie moet duidelijke zijn welke verantwoordelijkheden intern zijn belegd en welke taken eventueel kunnen worden uitbesteed. Om verrassingen bij controles en aansprakelijkheid bij incidenten te voorkomen, is het van belang dat u beschikt over inzicht in welke keuringen en testen in het kader van wet- en regelgeving en andere periodieke controles voldoende zijn is afgedekt in het beheer en waar nog aandacht aan moet worden besteed. Hierbij is een eenduidig groeipad een belangrijke randvoorwaarde.

Het groeipad bestaat uit de stappen: registreren, beheren en regisseren.

U moet als gebouweigenaar kunnen (laten) aantonen dat een gebouw veilig en gezond is en dat u er alles aan heeft gedaan om geen gevaar te laten ontstaan of te laten voortduren. Hiervoor is meer nodig dan alleen het overleggen van onderhoudsrapportages en keurings- en inspectierapportages. Vaak ontbreekt er een duidelijke beheerstructuur en is de basisdocumentatie niet of niet geheel op orde.

Registeren:

In de stap registreren is het van belang om door onderzoek inzichtelijk te maken welke wet- en regelgeving van toepassing is en in welke mate dit al op orde is en waar aandacht benodigd is. Vaak is het een kwestie van beschikbare informatie opzoeken en analyseren van documenten zoals:

Meerjarenonderhoudsplannen met NEN 2767 conditiemetingen;
Asbest en Legionella beheer;
NEN 3140 keuringen;
SCIOS keuringen;

Aangevuld met een veiligheidsrisico inspectie op locatie gericht op veilig werken, gebruiken, vluchten ingedeeld naar de volgende thema’s:

Algemene gebruiksveiligheid – minder specifieke regelgeving
Arbo
Asbest
Bodemgesteldheid
Brandveiligheid
Constructieve veiligheid
Criminaliteit
Energie eisen
Gezond binnenmilieu
Installatie Veiligheid
Omgevingsveiligheid – minder specifieke regelgeving
Technische staat – minder specifieke regelgeving
Verzekering voorziening

Vaak is het zo dat wettelijke verplichte keuringen in combinatie met preventief onderhoud in (prestatie)servicecontracten is belegd bij externe partijen. Dit is nog geen garantie dat alles voldoet en ook veilig is voor de gebruiker omdat er iets over het hoofd kan worden gezien of tijdens het gebruik voortdurend onveilige situaties (risico’s) kunnen ontstaan.

De aanwezigheid van (potentiële) risico’s en maatregelen beperken zich in relatie tot gebruiker en omgeving niet tot één enkel thema of onderwerp (bouwkundig, installaties of organisatie). De scope is breder en kan niet alleen gebaseerd worden op de bestaande regelgeving. De mix van technische-, functionele- en gebruiksrisico’s ten aanzien van veiligheid en gezondheid voor gebruikers en omgeving biedt gelegenheid om ‘scenario en denken’ invulling te geven. Op basis daarvan wordt inzicht verkregen in mogelijke keuzes, prioriteiten en de daaraan verbonden benadering van het onderzoek voor (delen van) de vastgoedportefeuille en voor specifieke vastgoedobjecten.

Beheren en regisseren:

Wanneer de basissituatie is vastgesteld kan er in de stappen beheren en regisseren een concrete doorvertaling worden gemaakt naar een programma voor de beheersing van risico’s door dit te verankeren in het beleid en de processen van de vastgoed(beheer)organisatie. Zodat u aantoonbaar kun maken dat uw gebouwen veilige en gezond zijn.

Plan van aanpak

De beproefde aanpak om te komen tot een voortdurende beheersing van mogelijke risico’s voor de veiligheid en gezondheid bestaat uit bijvoorbeeld de volgende stappen:

Beleidsuitgangspunten, visie en plan voor realisatie en borging.
Bron onderzoek en scope bepaling.
Feiten onderzoek en identificatie van risico’s.
Definiëren en identificeren concreet aanwezige risico’s vastgoedobjecten in beheer.
Uitvoeren van de risico inventarisatie op locatie en uitwerking van een analyse en risicoscore toekenning.
Borging ‘Integraal Veiligheidsrisico Management’.
Budgetteren en uitvoeren van beheersmaatregelen.

Na het doorlopen van de fasen 1 tot en met 7 heeft u inzicht in de situatie en weet u welke beheersmaatregel wanneer moeten worden uitgevoerd en is ‘Integraal Veiligheidsrisico Management’ in uw organisatie geborgd. U weet ook wie waarvoor verantwoordelijk is (of gemaakt moet worden) binnen uw organisatie en door wie dit moet worden uitgevoerd, gerapporteerd en gemonitord.

Onze expertise

Helix heeft op diverse manieren een ruime ervaring met het inzichtelijk maken van de technische-, functionele en veiligheids- en gezondheidsstaat en het herkennen van potentiële risico’s voor gebruikers in of bij uw vastgoed. Ook kunnen wij voor u onderzoeken of en in welke mate een vastgoedportefeuille aantoonbaar voldoet aan de Zorgplicht en aan geldende wet- en regelgeving in het bijzonder.

Daarbij helpen wij om met het in uw organisatie implementatie van een aanpak om zelf in controle te komen. Helix kan u helpen met een systematische aanpak om voor diverse vooraf gedefinieerde thema’s/ onderwerpen de risicovolle situaties en aandachtspunten te identificeren. Dit vanuit de volgende benadering:

Welke organisatie-aspecten en beleidsuitgangspunten zijn richtinggevend en bepalen de aanpak, inclusief het belang van stakeholders daarbij?
Welke mogelijke veiligheidsrisico’s kunnen bij vastgoedobjecten voorkomen voor gebruikers en omgeving?
Bij welke vastgoedobjecten kunnen deze aanwezig zijn?
Op welke systematische wijze kan dat in beeld worden gebracht?
Op welke wijze kan focus aangebracht worden op de grootste/belangrijkste (welke) risico’s?
Op welke wijze kan prioriteit worden toegekend aan wenselijke acties dan wel concrete uitvoeringsmaatregelen?
Wat kunt u zelf doen en welke (externe) expertise en/ of middelen heeft u nodig?

De beantwoording van deze vragen geeft u inzicht in hoe ‘Integraal Veiligheidsrisico Management’ kan worden geïmplementeerd binnen u vastgoed(beheer)organisatie.

Referentie eerder uitgevoerde opdrachten:

Gemeente Utrecht (VGU)