COA

Geïntegreerd vastgoedsysteem zorgt voor efficiency slag

COA: Geïntegreerd vastgoedsysteem zorgt voor efficiency slag

In 2014 heeft het Centraal Orgaan Asielzoeker (COA) besloten om de BOEI-methodiek te gaan toepassen voor het in kaart brengen van de onderhoudsstaat van haar vastgoed. De gewenste gegevens had het COA grotendeels wel beschikbaar, echter waren deze verspreid over verschillende systemen. Daarom is gekozen om het vastgoedsysteem te integreren in één systeem waarin ook beheerfunctionaliteiten opgenomen zijn.

De BOEI-methodiek gaat verder dan de NEN 2767. Bij een BOEI-inspectie komen de onderdelen Brandveiligheid, Onderhoud (volgens NEN 2767), Energie en Inzicht in wet- en regelgeving aan de orde (afkorting BOEI). Op deze manier kon het COA op een meer integrale manier werken en gingen de resultaten van de inspecties verder dan enkel het vastleggen van onderhoudsingrepen. Volgens het COA wordt er breder en meer inhoudelijk gekeken en nagedacht. Zo geeft het COA aan dat behalve het enkel signaleren en vastleggen van het vastgoedonderhoud er ook nagedacht wordt over wat er zit en hoe ze daarmee om moeten gaan.

Het BOEI-team bestaat in totaal uit vijf medewerkers, waarvan drie vaste medewerkers van het COA en twee adviseurs van Helix Technisch Advies. Dit zijn Maarten van Vliet, Roy Dols, Robert van Dijk (Helix), Maarten Jurgens (Helix Technisch Advies) en Jannes Cruiming. Het BOEI-team staat aan de basis van ontwikkelingen om de inspecties daadwerkelijk concreet te maken en is verantwoordelijk voor deze integratie.

Het COA werkt met verschillende soorten locaties (objectvisie): kernlocaties, flexibele locaties en locaties voor noodopvang. Voor iedere locatie stelt het COA scenario’s op. Deze scenario’s zijn gekoppeld aan het onderhoudsniveau, zoals deze in het onderhoudsbeleid zijn bepaald. De keuze voor het onderhoudsniveau is gerelateerd aan de objectvisie, huur, eigendom en de afspraken die er liggen met derden. Het BOEI-team licht het alsvolgt toe: “Een pand dat we op termijn gaan afstoten moet uiteraard aan de veiligheidsnormen voldoen. Op een aspect zoals bijvoorbeeld esthetica kan het pand dan wel een lager niveau hebben”. Hiervoor hanteert het COA aspect-prioriteiten matrices om zodoende een goede keuze te maken voor het gewenste onderhoudsniveau. Voor de beeldvorming onderstaand een voorbeeld van een aspect-prioriteiten matrix.

Voorbeeld van een aspect-prioriteiten matrix

Het COA heeft een steeds grotere informatiebehoefte om het beheer op de juiste wijze te kunnen uitvoeren en wil o.a. inzicht hebben in:

  • De onderhoudsplannen; kosten, planning, etc.
  • Eisen rondom alle wettelijke verplichtingen
  • Eisen rondom legionella (het COA is een prioritaire instelling en heeft op dit vlak hoge eisen)
  • De eigen bedrijfsvoering: aantal bedden, oppervlak m2, type opvang, etc.

Bovendien heeft het COA ervoor gekozen om nog specifieker te zijn dan NEN 2767/BOEI als het gaat om de opdeling van elementen. “Doordat we meer integraal en specifieker werken zijn we in staat om storingsmeldingen, wettelijke verplichtingen te koppelen aan de geïnspecteerde elementen. Zo zijn bijvoorbeeld storingen beter toe te wijzen en te analyseren”, aldus het BOEI-team.

Het BOEI-team is tevreden over het werken met één systeem: “We hebben grip op wat er gebeurt. Er zijn nu koppelingen tussen de basisinformatie, storingen, wettelijke eisen en de onderhoudsplannen. Doordat vanuit één systeem gewerkt wordt is er één werkelijkheid van de locatie en wordt informatie bij de juiste objecten vastgelegd en gerapporteerd. Hierdoor verwachten we in de toekomst op een meer integralie manier beslissingen te kunnen nemen”.

Ook de klachtenafhandelingen en lopende contracten over huur of verhuur, die nu nog in een ander systeem plaatsvinden, worden geïntegreerd. Er wordt gesproken over de nieuwste versie van Condor, waar zij als organisatie mee werken. In nauw overleg met de leverancier worden er ontwikkelingen ingezet en verbeteringen doorgevoerd.

“Helix Technisch Advies helpt ons mee bij het beoordelen van de inspectieresultaten en het ophalen van de juiste gebouwinformatie en doet hierin aanbevelingen voor de inrichting. Ook het opstellen van diverse onderhoudsscenario’s wordt door Helix Technisch Advies uitgevoerd en geborgd. We weten nu precies hoe de gebouwen erbij staan, welke acties we gepland hebben en wie wat moet gaan doen. Hierdoor hebben we een enorme efficiency slag gemaakt.” zo sluiten de medewerkers van het COA tevreden het gesprek af.