Onderhoudscontracten

Adviseren

Optimalisatie contractvorm (inspanning, regierol, demand)

Door eigenaren van vastgoed kan de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden op verschillende manieren bij de onderhoudsbedrijven worden aanbesteed. U kunt hierbij denken aan éénmalige projecten op basis van bestek en algemene voorwaarden, samenwerkingscontracten, langjarige prestatiecontracten en prijzenboeken met eenheidsprijzen. De wijze van aanbesteden hangt af van hoe de organisatie van de vastgoedeigenaar is georganiseerd maar is ook afhankelijk van het type onderhoud dat wordt uitbesteed. Helix Advies adviseert opdrachtgevers over de meest geschikte vorm van uitbesteden per type onderhoud dat passend is bij de organisatie van de opdrachtgever.

Resultaatgericht contracteren en prestatiecontracten

In het facility management is het al lange tijd gebruikelijk om facilities door middel van prestatiecontracten bij één (Multi Services) of meerdere (Single Services) dienstverleners onder te brengen met bijbehorende SLA’s (Service Level Agreement). In het vastgoedonderhoud verkennen eigenaren van vastgoed steeds vaker deze contractvorm zodat ze zich qua inspanning meer op hun core business kunnen richten zoals bijvoorbeeld woningcorporaties die hun vastgoed verhuren. De wens hierbij is dat het onderhoud meerjarig en resultaat gericht bij één of meerdere onderhoudsleveranciers wordt ondergebracht op basis van resultaten en meerjarige prestaties. Dit vereist een andere wijze van aanbesteding van het onderhoud, andere onderhoudscontracten, andere contractbewaking en een andere onderhoudsorganisatie bij zowel opdrachtgever (eigenaar) als opdrachtnemer (onderhoudsleverancier/aannemer). Verschillende relatief nieuwe contractvormen in het onderhoud zijn: Prestatiecontracten, Resultaatgericht Samenwerken en Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud.

Resultaatgericht contracteren en prestatiecontracten

In het facility management is het al lange tijd gebruikelijk om facilities door middel van prestatiecontracten bij één (Multi Services) of meerdere (Single Services) dienstverleners onder te brengen met bijbehorende SLA’s (Service Level Agreement). In het vastgoedonderhoud verkennen eigenaren van vastgoed steeds vaker deze contractvorm zodat ze zich qua inspanning meer op hun core business kunnen richten zoals bijvoorbeeld woningcorporaties die hun vastgoed verhuren. De wens hierbij is dat het onderhoud meerjarig en resultaat gericht bij één of meerdere onderhoudsleveranciers wordt ondergebracht op basis van resultaten en meerjarige prestaties. Dit vereist een andere wijze van aanbesteding van het onderhoud, andere onderhoudscontracten, andere contractbewaking en een andere onderhoudsorganisatie bij zowel opdrachtgever (eigenaar) als opdrachtnemer (onderhoudsleverancier/aannemer). Verschillende relatief nieuwe contractvormen in het onderhoud zijn: Prestatiecontracten, Resultaatgericht Samenwerken en Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud.

Helix Advies adviseert op basis van de eisen en organisatievorm van de opdrachtgever welke contractvorm het meest geschikt is. Daarnaast ondersteunt Helix Advies de opdrachtgever bij het opstellen van het onderhoudscontract, het aanbesteding traject en de contract implementatie. Indien gewenst kan Helix Advies in de uitvoeringfase audits of steekproeven uitvoeren om te beoordelen of het contract voldoet aan de beoogde doelstellingen en of partijen hun contractuele verplichtingen nakomen.

Functioneel gericht Programma van Eisen onderhoud

Helix Advies kan samen met de opdrachtgever de gewenste prestaties van het gebouw en de installaties bepalen en vertalen naar een prestatiecontract waarin de prestaties en functionaliteiten meetbaar zijn opgenomen. Wij maken hierbij deels gebruik van bekende normen en publicaties zoals NEN 2767 conditiemeting, NEN 55000 en normenboek Kwaliteit in Balans.

Regisserend opdrachtgeverschap

Veel eigenaren van vastgoed beschikken niet (meer) over de technische onderhoudskennis van het vastgoed en maken daarom gebruik van de aanwezige expertise bij adviesbureaus en aannemers. Er vindt hierdoor een verschuiving van taken plaats. De eigenaar richt zich meer op de strategische taken en de aannemers en adviseurs op de tactische taken. De nieuwe rolverdeling  vereist zowel bij opdrachtgever, aannemer als adviesbureau een andere manier van samenwerken en andere competenties.

Helix Advies kan als onafhankelijk adviseur de rol tussen opdrachtgever en opdrachtnemer invullen als bewaker van het contract en de samenwerking of als adviseur een van beide partijen ondersteunen. Deze ondersteuning kan zowel betrekking hebben op de techniek (bouwkundige en installatietechnische prestaties), de processen als de organisatie.

Audit contracten

Bij meerjarige prestatie contracten maakt het periodiek auditen van het contract en het meten van de geleverde prestaties deel uit van het contract. Deze werkzaamheden worden vaak uitgevoerd door een onafhankelijke derde partij in opdracht van zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer. Audit van prestatie/resultaat contracten kan Helix Advies op verschillende gebieden uitvoeren:

• Technisch kwaliteit: het meten van de geleverde technische prestaties waaronder NEN 2767 conditiemeting.
• Beoordelen KPI’s: het beoordelen van Kritische Prestatie Indicatoren uit het contract, bijvoorbeeld: reactietijd, hersteltijd, storingsgraad.
• Organisatorisch: zijn de onderhoud en beheerprocessen zo ingericht als gevraagd in het contract.
• Samenwerking: hoe verloopt de samenwerking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en andere stakeholders.

Opstellen prestatiecontracten onderhoud

Langjarige onderhoud prestatiecontracten kunnen zowel voor bestaand vastgoed, nieuw opgeleverd vastgoed als nog te ontwerpen of te bouwen vastgoed worden gemaakt. Afhankelijk van de fase waarin het contract wordt aangeboden dient het project meerdere doelen. Voorbeeld: als het gelijktijdig ontwerpen, bouwen en onderhouden wordt aanbesteed in één contract heeft het contract ook als doel de keuzes in ontwerp en uitvoering te optimaliseren in verband met de onderhoudskosten.

Door onze ervaring met prestatiecontracten kan Helix Advies opdrachtgevers helpen bij het opstellen van onderhoud prestatiecontracten die realistisch en uitvoerbaar zijn.

Resultaatgericht Samenwerken

Helix Advies kan adviseren en ondersteunen bij de implementatie van resultaatgericht samenwerken tussen opdrachtgever en onderhoudspartij. Hierbij hebben we oog voor zowel de zachte kant van het samenwerken, het verandertraject voor de betreffende organisaties, contract afspraken in de vorm van service level agreement als prestatienormen en eisen vanuit de methode van Resultaatgericht Samenwerken en Kwaliteit in Balans.

Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud

Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud (RGVO) is een door TNO ontwikkelde methodiek waarbij vastgoedeigenaren en onderhoudsbedrijven zelf onderlinge resultaat afspraken maken om het onderhoudsbudget zo goed mogelijk in te zetten en de onderhoudskosten te verlagen. Helix Advies ondersteunt zowel eigenaren als onderhoudsbedrijven (en bij voorkeur beide) bij het doorlopen van het 10 stappenplan en/of het vaststellen van de gewenste kwaliteitsniveaus en kwaliteitseisen.

Monitoringplannen

Opstellen van monitoringplannen waarin is vastgelegd op welke wijze opdrachtnemer en/of opdrachtgever constant of periodiek aantoont in welke mate wordt voldaan aan de prestatie-eisen en prestatie-indicatoren.

Inspecteren                   

Bij het in de markt zetten van langjarige onderhoudscontracten door middel van een aanbesteding is het van belang dat de informatie en data voor de inschrijvers compleet, eenduidig en juist is.
In de praktijk blijkt vaak dat de benodigde data niet compleet en actueel is. Helix Advies kan voor u door middel van inspecties en deskresearch de data actualiseren en volledig. Tevens kan Helix Advies u ondersteunen bij het aanbesteden van deze werkzaamheden.